Для чего нужен бухгалтерский учет

Что такое бухгалтерский учет и почему он важен для бизнеса

Бухгалтерский учет в том или ином виде существует уже очень давно и появился примерно тогда, когда люди начали заниматься торговлей.
В подобном учете есть смысл так как, если мы хотим вести бизнес каким-либо организованным образом, то нам нужна система учета для упорядочивания и отслеживания хозяйственных операций.

Если использовать терминологию, то бухгалтерский учёт — это упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении о состоянии имущества, обязательств организации и их изменениях (движении денежных средств) путём сплошного, непрерывного и документального учёта всех хозяйственных операций.

На простом языке, бухгалтерский учет — фиксирование всех операций, каким-либо образом связанных с деятельностью компании.

Изначально бухгалтерский учет был придуман Лукой Пачоли, итальянским монахом и математиком, жившим на рубеже XV и XVI веков.

Будучи ребенком он помогал одному купцу вести деловые записи, позднее деловой учет стал его ремеслом. Книга “Трактат о счетах и записях” принесла Луке широкую известность. Пачоли был очень деятелен и описывал массу идей, нашедших применение в бухучете.

Но особенного внимания заслуживают две введенные им концепции– “Главная Книга” и “Двойная Запись”.

“Главная Книга” — как самая главная бухгалтерская книга, в которую внесена вся деловая история компании. Покупка, продажа, производство, зарплата, налоги — все это хранится в бухгалтерских книгах.

“Двойная запись” (“Венецианская запись”) — это когда одновременно пишут что взяли и куда положили, то есть записывают и дебет (Дт) и кредит (Кт) бухгалтерской проводки.

Двойная запись позволяет видеть “начало” и “конец” каждой операции, с какого счета что-то ушло — и на какой счет пришло.

Что дает бухгалтерский учет?

Бухгалтерский учет имеет важное значение не только для расчета налогов, как многие предприниматели привыкли думать, он необходим, если вы хотите иметь возможность оценивать и анализировать свой бизнес и делать определенные прогнозы его развития.
Наличие системы отслеживания активов, обязательств и доходов вашего бизнеса позволяет принимать продуманные и обоснованные бизнес-решения и всегда иметь представление о состоянии бизнеса в целом.
Благодаря четкой, организованной системе бухгалтерского учета вы можете не только анализировать финансовые данные своей компании, но и помогать ей расти и получать прибыль.

Знание того, где ваша компания находится в финансовом отношении с точки зрения доходов и расходов, поможет вам лучше понять, что вам нужно сделать в будущем, чтобы поддерживать этот уровень или обеспечивать дальнейший рост.

Бухгалтерский учет также помогает вам отслеживать, тех кто должен вам, то что должны кому-либо вы, учитывать зарплаты, отслеживать займы, привлекать потенциальных инвесторов, поддерживать бюджет, а так же предоставлять все необходимые данные по налогам.

Кто должен организовать бухгалтерский учет?

Ответ на этот вопрос для нового бизнеса зависит от того, как быстро вы ожидаете роста. Это может быть бухгалтер в штате предприятия или сторонний бухгалтерский сервис.
Очень хорошо когда в ведении бухгалтерского учета участвует и сам предприниматель. Это на самом деле очень важно, чтобы предприниматели хорошо разбирались в финансовом учете, особенно в первые дни существования и развития своего собственного дела.

Кто бы ни занимался бухгалтерским учетом, работать намного легче и эффективнее, используя хорошие бухгалтерские программы.

Главное о бухгалтерском учёте: зачем он нужен, как он устроен и как его организовать

В бухучёте должен разбираться не только бухгалтер, но также владельцы бизнеса и управленцы. Объясняем основные понятия и принципы.

Иллюстрация: Polina Vari для Skillbox Media

Согласно законодательству РФ, бухучёт обязаны вести все компании, зарегистрированные на территории России. Руководители компаний несут за это прямую ответственность. Поэтому разбираться в основах бухгалтерского учёта должны владельцы любого бизнеса и менеджеры.

В статье разберём:

бухгалтерский учёт и зачем его вести;
• какие у бухучёта главные задачи;
• какие законы и правила его регулируют;
• на каких принципах построен бухучёт;
• какие объекты в нём нужно отражать;
• где брать данные для учёта; бухгалтерский учёт — на примере;
• какие формы используют для бухучёта; в компании.

При подготовке статьи мы использовали материалы курса Skillbox «Профессия Финансовый менеджер 2.0».

Что такое бухгалтерский учёт и зачем его вести

Бухгалтерский учёт — это непрерывный сбор и систематизация данных о материальном положении компании, подготовка на основе этой информации бухгалтерской отчётности.

В отчётности отражают все финансовые операции компании — например, сколько денег она получила и сколько потратила. По этим показателям оценивают финансовое состояние бизнеса и его эффективность.

Информацию бухучёта для своих нужд используют внутренние и внешние пользователи.

Внутренние пользователи — собственники компании и менеджеры. На основании данных учёта они принимают решения относительно того, как развивать компанию дальше. Например, есть ли смысл расширять бизнес или правильнее будет его закрыть, потому что компания стала приносить убытки.

Внешние пользователи — государственные органы, кредиторы, контрагенты, органы статистики. Они тоже принимают решения, основываясь на данных бухгалтерской отчётности.

Например, налоговые органы могут принять решение о начислении штрафов за неправильное ведение бухучёта. Органы статистики собирают информацию о том, что происходит в отрасли, к которой относится компания, — и затем решают, как развивать эту отрасль. Кредиторы и инвесторы принимают решения, стоит ли сотрудничать с компанией.

Цель и задачи бухгалтерского учёта

Цель бухучёта — обеспечить внутренних и внешних пользователей всей необходимой информацией о хозяйственной и финансовой деятельности компании.

Из этой цели вытекают главные задачи бухгалтерского учёта. Вот они:

• собирать достоверные и документально подтверждённые данные о финансово-хозяйственной работе компании, формировать на их основе бухгалтерскую отчётность;
• контролировать текущие и прогнозировать будущие результаты работы компании;
• находить резервы, чтобы компания была финансово устойчивой и приносила прибыль, а не убытки;
• контролировать соблюдение требований законодательства во время ведения деятельности компании;
• контролировать использование материальных, трудовых и финансовых ресурсов компании;
• контролировать дебиторскую и кредиторскую задолженность;
• контролировать наличие и движение имущества компании.

Регулирование бухучёта

Единые требования к ведению бухучёта в России установлены двумя основными документами:

• Положением «О ведении бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в РФ» от 29 июля 1998 года;
• Федеральным законом №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» от 06 декабря 2011 года.

Кроме них, регулируют бухгалтерский учёт такие документы:

бухучёта (ФСБУ или РСБУ ) — устанавливают требования к бухгалтерскому учёту и допустимые способы его ведения. бухучёта — устанавливают особенности применения ФСБУ в отдельных отраслях, например в сельском хозяйстве или строительстве. в области бухучёта — определяют порядок применения федеральных и отраслевых стандартов. Например, порядок организации бухгалтерских служб, технологию ведения бухучёта.
• Собственные стандарты бухучёта организаций — упорядочивают ведение бухучёта в отдельных компаниях. Их разрабатывают самостоятельно.

Федеральные и отраслевые стандарты обязаны применять все компании на территории РФ. Рекомендации и собственные стандарты можно применять на добровольной основе.

Кроме Российских стандартов бухучёта, есть Международные стандарты финансовой отчётности (МСФО) и Общепринятые принципы бухгалтерского учёта США (US GAAP). Компания может вести учёт и по ним. Выбор зависит от рынка, на который она ориентируется.

Объекты бухгалтерского учёта: что отражать при учёте

Бухгалтерский учёт — процесс сбора, документирования и систематизации информации о материальном положении компании. То, о чём собирают информацию, называется объектом учёта.

К объектам бухгалтерского учёта относят:

• Факты хозяйственной деятельности компании. Например, сделки или операции, которые влияют на финансовые результаты компании.
• Активы — имущество и имущественные права компании, от которых можно получить экономическую выгоду. Это, например, недвижимость, непроданные товары, машины и оборудование, деньги в кассе. Также к активам относят долги покупателей.
• Обязательства — долги компании. Например, кредиты, задолженность перед поставщиками или авансы, полученные от покупателей.
• Источники финансирования — деньги, которые компания использует для своей работы. Например, уставный капитал, полученная прибыль, амортизационные отчисления, деньги от продажи имущества.
• Доходы — деньги или материальные ценности, которые компания заработала.
• Расходы — деньги или материальные ценности, которые компания потратила на свою работу. Это, например, средства на оплату аренды и уплату налогов, на зарплаты, закупку товаров или материалов.

Все эти объекты нужно обязательно отражать в бухгалтерских проводках. Затем на основании них составляют бухгалтерскую отчётность. Об этом поговорим ниже. А пока разберёмся, каким правилам должен отвечать бухгалтерский учёт в компании.

Принципы бухгалтерского учёта

Принцип обязательности и непрерывности. Как мы говорили выше, бухгалтерский учёт обязаны вести все компании, которые созданы на территории РФ.

Они должны вести его непрерывно. Это значит, что не может быть периодов, в течение которых компания не ведёт бухучёт. Если по каким-то причинам такое всё-таки случается, нужно обязательно восстановить учёт за период «простоя».

Принцип двойной записи. Все хозяйственные операции нужно отражать одновременно по дебету и кредиту бухгалтерских счетов на одинаковую сумму. Подробнее об этом говорим ниже.

Принцип начисления. Все хозяйственные операции нужно отражать в момент их совершения, а не в момент получения результатов. Когда компания отгрузила материалы заказчику, эту операцию нужно отразить в бухгалтерском балансе в момент отгрузки, а не в момент поступления денег за этот материал на счёт компании.

Принцип достоверности. Все проведённые в бухучёте операции должны быть подтверждены документами. Подробнее о первичных документах бухгалтерского учёта говорим ниже.

Принцип соответствия. Компания должна регулярно сверять фактические активы и обязательства с данными, которые отражены в бухучёте. Обычно это делают раз в год.

Пример такой сверки — инвентаризация запасов. Компания проверяет товары на складах — их количество, качество и номенклатуру — и сверяет данные с информацией в учёте. Если компания выявляет расхождения, данные бухучёта исправляют.

Принцип денежного измерения. Все объекты бухгалтерского учёта должны быть выражены в денежной форме в валюте страны. В России бухучёт ведут только в рублях.

Принцип периодичности. На основании бухгалтерского учёта компания должна составлять бухгалтерскую отчётность за каждый месяц, квартал, полугодие и год. Подробнее о формах бухгалтерской отчётности поговорим ниже.

Принцип хранения. Компания должна хранить все первичные документы, которые подтверждают хозяйственные операции компании. Для каждого документа установлен свой срок хранения. Минимальный срок — 5 лет.

На этих принципах должен быть основан бухгалтерский учёт любой компании. В следующем разделе расскажем, откуда берут данные для бухучёта.

Где брать данные: первичные документы бухгалтерского учёта

Все проведённые в бухучёте операции должны быть подтверждены документами. Такие документы называют первичными.

Первичный документ бухгалтерского учёта — документ, который подтверждает факты хозяйственной деятельности компании. Закон запрещает проводить записи по счетам учёта, если их нечем подтвердить.

Вот примеры таких документов:

• акт приёма-передачи объектов или услуг;
• акт выполненных работ или акт ввода объекта в эксплуатацию;
• накладная, по которой одна компания передала товар другой компании;
• выписка по банковскому счёту, которая подтверждает, что оплата прошла;
• чек или приходный кассовый ордер.

На основании первичных документов составляют бухгалтерские проводки — так называются записи по счетам бухгалтерского учёта. Подробнее о них говорим в следующем разделе.

Как вести бухучёт: двойная запись и бухгалтерские проводки. Разбираем на примере

Каждая операция должна быть задокументирована и отражена на счетах бухгалтерского учёта.

Бухгалтерские счета — счета, на которых ведут бухгалтерский учёт всех хозяйственных операций организации. В них объекты учёта группируют и переводят в денежный формат.

Графически бухгалтерский счёт представляет собой двустороннюю таблицу, в которой собраны все хозяйственные операции компании. Левая сторона бухгалтерского счёта называется дебет (Дт), правая — кредит (Кт).

В кредит записывают источники средств, в дебет — получателей этих средств. Все записи на бухгалтерских счетах — бухгалтерские проводки — ведут с помощью двойной записи.

Двойная запись — метод ведения бухгалтерского учёта, при котором все хозяйственные операции компании отражают на двух бухгалтерских счетах — дебете одного счёта и кредите другого — в равных суммах, для сохранения баланса.

Разберём на примере. Рассмотрим, как будут выглядеть бухгалтерские проводки в случае, если компания приобретёт товар, а через некоторое время его продаст.

Покупка товара. Первая запись говорит о том, что на склад компании поступил товар по цене 300 рублей. Вместе с поступлением товара возникла обязанность компании расплатиться за него.

По дебету счёта произошло поступление на склад запасов на 300 рублей. И на эту же сумму возникла кредиторская задолженность компании — её обязанность оплатить полученный товар.

Продажа товара. При продаже товара компания формирует две записи. Первая говорит о том, что компания получила выручку от продажи. Вторая — о том, что запасов этого товара на складе больше нет.

Выручку отражают по кредиту счёта — после продажи этот счёт увеличился на 400 рублей. Вместе с этим компания получила право требовать от своего покупателя эти деньги — возникла дебиторская задолженность. В результате этой операции сформирована двойная запись: дебет → дебиторская задолженность, кредит → выручка в размере 400 рублей.

Кроме того, компания отражает в отчётности списание запасов со склада — этого товара на складе больше нет. В результате уменьшается сумма товара в запасах, поэтому сумма будет стоять по кредиту учёта запаса. Эта же сумма попадает в себестоимость — она показывает, сколько компании стоил этот товар изначально. Так сформирована проводка: дебет → себестоимость, кредит → запасы, в размере 300 рублей.

Какие есть формы бухгалтерской отчётности

Форм финансовой отчётности пять:

• Бухгалтерский баланс. Это состояние всех счетов компании на определённую дату. Отражает активы, обязательства и собственный капитал компании. Его составляют на конец первого квартала, на конец полугодия, на конец девятого месяца работы и на конец года.
• Отчёт о финансовых результатах. Показывает доходы, расходы и финансовый результат компании за период. Его составляют нарастающим итогом с начала года: за квартал, за полугодие, за девять месяцев и за год. «Нарастающим итогом» означает, что к показателям текущего периода добавляют показатели предыдущих.
• Отчёт об изменениях капитала. Показывает изменение собственного капитала в течение отчётного периода: как за это время изменились финансовые показатели компании.
• Отчёт о движении денежных средств. Отражает движение денежных средств — поступления и выплаты — по всем видам деятельности компании в течение отчётного периода.
• Пояснения к бухгалтерской отчётности. В них дают расшифровку отдельных строк отчётности. Например, компания может подробно показать, какие у неё основные активы, обязательства, доходы или расходы.

Формы финансовой отчётности заполняют на основе счетов бухгалтерского учёта. Поэтому все они связаны между собой. Рассмотрим взаимосвязь на примере показателя чистой прибыли.

Чистая прибыль — итоговая строка отчёта о финансовых результатах. Этот же показатель попадает в бухгалтерский баланс и увеличивает показатель собственного капитала компании. Далее эта же чистая прибыль становится первым показателем для расчётов в отчёте о движении денежных средств. Во всех трёх этих формах сумма чистой прибыли должна быть одинаковой.

Как организовать бухгалтерский учёт в компании

Сразу после регистрации компании руководитель обязан организовать бухгалтерский учёт. Для этого нужно определиться, кто будет его вести, выбрать форму бухучёта и оформить документы, которые будут его регулировать.

Кто должен вести бухучёт? В маленьких компаниях вести бухгалтерский учёт может руководитель компании или бухгалтер. В больших компаниях для этого создают отдельные подразделения бухгалтерской службы. Также бухучёт можно передать специализированным фирмам или отдельным бухгалтерам на аутсорсе.

Какие есть формы бухучёта? Все формы бухгалтерского учёта делят на два основных вида — обычный бухучёт и упрощённый.

• Упрощённый бухгалтерский учёт могут вести компании малого бизнеса, некоммерческие организации и компании — участники проекта «Сколково». При такой форме учёта компания может не соблюдать все положения по бухгалтерскому учёту (ПБУ) и вести упрощённую бухгалтерскую отчётность. При этом все правила бухучёта компании обязательно нужно закрепить в её учётной политике. О ней говорим ниже.
• Обычный бухгалтерский учёт ведут компании среднего и крупного бизнеса. В этом случае нужно соблюдать все ПБУ и федеральные стандарты бухучёта.

Какие документы нужны для бухучёта? Руководитель компании или бухгалтер должен:

• разработать учётную политику компании — документ, в котором описаны способы ведения бухгалтерского учёта. Каждая компания разрабатывает его для себя самостоятельно. Учётная политика должна применяться последовательно из года в год. Чтобы её поменять, потребуется обоснование;
• подготовить формы первичных документов;
• утвердить план счетов — перечень счетов, которые компания будет применять при ведении бухучёта, и инструкции по их применению.

Где вести бухучёт? Каждая компания самостоятельно выбирает, как вести бухгалтерский учёт технически. Можно использовать обычные офисные программы: электронные документы и электронные таблицы. Этот способ подходит для небольших компаний. Можно использовать бухгалтерский софт — например, «1С: Бухгалтерия», «Инфо-Бухгалтер», «Турбо Бухгалтер».

Главное

• Бухгалтерский учёт — это сбор и систематизация данных о финансах компании, подготовка на основе этой информации бухгалтерской отчётности.
• Каждая компания обязана вести бухгалтерский учёт. Это может делать руководитель компании, штатный бухгалтер или бухгалтер на аутсорсе.
• Каждая хозяйственная операция компании должна быть подтверждена первичными документами и отражена на счетах бухгалтерского учёта методом двойной записи.
• Основные формы бухгалтерской отчётности: бухгалтерский баланс, отчёт о финансовых результатах, отчёт об изменениях капитала, отчёт о движении денежных средств, пояснения к бухгалтерской отчётности.
• Отчётность можно составлять по разным стандартам (РСБУ, МСФО, US GAAP и так далее). Способы ведения бухгалтерского учёта отражены в учётной политике компании.

Как узнать больше о бухгалтерском учёте

• Всю информацию о движении денег бизнеса отражают в оборотно-сальдовых ведомостях (ОСВ). В Skillbox Media есть статья о том, что такое ОСВ, по какой форме их нужно составлять и как заполнять.
• В результате бухгалтерского учёта составляют бухгалтерскую отчётность. Чтобы узнать о её главных формах, посмотрите эти материалы Skillbox Media: статья о бухгалтерском балансе, статья об отчёте о финансовых результатах и статья об отчёте о движении денежных средств.
• Научиться вести бухучёт, работать в «1C», готовить бухгалтерскую и налоговую отчётность можно на курсе Skillbox «Профессия Бухгалтер».
• Ещё в Skillbox есть курс «Профессия Финансовый менеджер». Подойдёт тем, кто хочет научиться анализировать финансовое состояние бизнеса и оценивать инвестпроекты.

Дебиторская задолженность — деньги, которые должны компании.

Кредиторская задолженность — деньги, которые должна компания. Например, поставщикам или подрядчикам.

Для чего нужен бухгалтерский учет

Бухгалтерский учёт — это система непрерывного сбора, документирования и обобщения информации о хозяйственной деятельности предприятия, его имуществе и обязательствах.

Зачем нужен бухучёт

Пока бизнес некрупный, кажется, что всю информацию о денежных потоках и обязательствах возможно удержать в голове или достаточно записывать самое важное в тетрадку, а вести бухучёт бессмысленно. Это в какой-то мере правда: чем меньше бизнес и количество сделок, тем проще отслеживать операции. Но грамотный бухгалтерский учёт позволяет не только фиксировать факты хозяйственной жизни. Благодаря ему можно:

• оценить реальное финансовое положение предприятия
• контролировать работу компании и выявлять расхождения с прогнозами
• находить резервы
• определять выгодные и убыточные операции
• следить за соответствием деятельности нормам законодательства
• вовремя сдавать отчётность, соблюдая график

Согласно закону 402-ФЗ, бухучёт могут не вести ИП и филиалы иностранных компаний — все остальные предприятия обязаны это делать и сдавать конкретные формы отчётности в налоговую.

Правила бухучёта и ключевые понятия

Основа бухучёта — обработка первичных документов, которые соответствуют конкретным хозяйственным операциям. Это авансовые отчёты, счета-фактуры, накладные и т.п. Можно использовать унифицированные формы первичных документов или разработанные самостоятельно — главное, чтобы они содержали все реквизиты, прописанные в п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ. Для некоторых видов «первички» использование стандартных форм обязательно.

Сведения из первичных документов фиксируются в бухгалтерских регистрах — бумажных или электронных документах в форме ведомостей, журналов, таблиц и т.п. Каждое предприятие самостоятельно выбирает, какие регистры использовать, применяя стандартные или разработанные «под себя».

Информация из «первички» вносится в регистры по принципу двойной записи, которая отражает приход и расход материальных благ. Например, закупка сырья — это приход материалов для производства и в то же время — расход денежных средств. По каждому первичному документу в одной колонке прописывается приход (дебет), а во второй — расход (кредит) в денежном эквиваленте.

Один и тот же факт хозяйственной жизни «проводится» через обе колонки и помечается двумя разными числовыми кодами. Эти числовые коды называются бухгалтерскими счетами и соответствуют конкретным группам близких хозяйственных операций. Каждая компания самостоятельно решает, какие счета использовать, выбрав нужные из общего плана . Фиксация дебета и кредита с указанием счетов называется бухгалтерской проводкой.

На основании проводок по каждому счёту считается сальдо — разница между его дебетовыми и кредитовыми оборотами за определённый период, которая может быть нулевой. Счета делятся на активные — отражающие активы предприятия, пассивные — отражающие источники и расход средств — и активно-пассивные. Если дебет по счёту больше кредита, сальдо называется дебетовым, если меньше — кредитовым, если дебет и кредит равны, то сальдо будет нулевым. Сальдо активного счёта может быть дебетовым или нулевым, сальдо пассивного счёта — кредитовым или нулевым, а сальдо активно-пассивного счёта — и дебетовым, и кредитовым, причём, возможно, одновременно.

Данные по каждому счёту помогают составить бухгалтерский баланс, в котором сгруппированы все активы и пассивы компании за отчётный период, и отчёт о финансовых результатах (он же ОПиУ, или P&L — отчёт о прибылях и убытках). Эти два документа, а также приложения к ним — и есть бухгалтерская отчётность, которую каждое предприятие предоставляет в налоговую службу раз в год. В перечень приложений входят: отчёт об изменениях капитала, отчёт о движении денежных средств, отчёт о целевом использовании средств и пояснения к отчётности.

В правильно составленном балансе активы всегда равны пассивам.

Что такое упрощённый бухучёт

С 2013 года, согласно п. 4 ст. 6 закона 402-ФЗ, малые предприятия имеют право вести бухучёт в упрощённой форме.

Напомним, что бизнес считается малым, если его годовой доход не более 800 млн рублей, численность сотрудников — не более 100 человек, доля участия государства и фондов в уставном капитале — не более 25%, а доля других юрлиц — не более 49%.

Суть упрощённого бухучёта раскрыл Минфин России в рекомендациях по применению упрощённых способов ведения бухучёта и составления бухотчётности. Документ предлагает малому бизнесу 3 варианта упрощённого бухучёта: его полную форму, сокращённую и самую простую.

Полный вариант упрощённого учёта рекомендован предприятиям, которые сталкиваются с большим количеством разноплановых хозяйственных операций. Он предполагает использование сокращённого плана бухгалтерских счетов, в котором родственные счета объединены в один. А также этот способ позволяет исправлять ошибки в текущем периоде отчётности. Шаблоны регистров, которые можно применять при такой форме упрощённого учёта, приведены в виде приложений к рекомендациям.

Сокращённая форма упрощённого учёта предполагает всё то же, что и полная, но также позволяет вести вместо нескольких регистров всего один — журнал учёта фактов хозяйственной жизни. Образец журнала тоже есть в приложении к документу Минфина.

Самая простая форма упрощённого учёта рекомендована только микропредприятиям — компаниям, у которых не более 15 работников, а годовой доход — не более 120 млн рублей. Этот способ ведения бухучёта позволяет отказаться от двойной записи с указанием дебета и кредита. И вести только книгу учёта фактов хозяйственной жизни по группам статей документов отчётности так называемым. Такой метод бухучёта называется кассовым.

Все 3 формы подразумевают и упрощённую бухгалтерскую отчётность: малые предприятия обязаны предоставить налоговой только бухгалтерский баланс и отчёт о финансовых результатах — без приложений.

Тем не менее, не все малые предприятия могут вести упрощённый бухучёт. Это запрещено для:

• организаций, деятельность которых подлежит аудиту;
• жилищно-строительных и кредитных потребительских кооперативов;
• микрофинансовых организаций;
• компаний госсектора и политических партий;
• адвокатских бюро и нотариальных палат;
• НКО, выполняющих функции иностранных агентов.

Как обойтись без бухгалтера

Если вы пока не можете взять опытного специалиста в штат, есть другие способы справляться с бухучётом.

Если вы ИП, можно не вести бухгалтерский учёт и ограничиться финансовым, который позволит отслеживать денежные потоки.

Если вы ООО, удовлетворяющее критериям малого бизнеса, попробуйте вести учёт самостоятельно — пройдите краткосрочные бухгалтерские курсы или используйте специальные программы, не требующие особых экономических знаний. Некоторые сервисы, например бухгалтерия от СберБизнеса, предлагают бесплатный пробный период использования и варианты решений для бизнеса на выбор.

Если вы применяете несколько налоговых режимов, бухучёт будет сложным — в данном случае желательна квалифицированная помощь. Наймите стажёра-операциониста, который сможет обрабатывать первичную документацию, или отдайте ведение бухучёта на аутсорсинг, или используйте разное ПО для операций по каждому режиму. Затраты на эти услуги окупятся сполна.

Как выбрать программу для бухучёта

Идеального программного обеспечения, которое подошло бы и лавке по продаже орехов, и оконной фабрике, не существует. Выбирая программу, подумайте, что она должна уметь и каким запросам соответствовать. Вот перечень параметров, которые стоит учесть:

• подготовка отчётности в соответствии с налоговым спецрежимом и организационно-правовой формой;
• возможность синхронизации с кассовым аппаратом;
• возможность запуска на разных устройствах, включая мобильные;
• наличие напоминания о сроках отчётности;
• умение формировать отчёты в цифрах и графиках;
• степень сложности в обращении;
• стоимость.

Программы, рассчитанные на неспециалиста, легче в использовании: они дают подсказки, формируют отчёты по готовым схемам и упрощают анализ финансовых данных.

Как составить учётную политику

Учётная политика — это подробная инструкция по ведению бухгалтерского и налогового учёта. Составляет её, как правило, бухгалтер, а одобряет и закрепляет соответствующим приказом — руководитель компании. Если учётная политика разработана грамотно, благодаря ей в случае увольнения бухгалтера дела с лёгкостью сможет продолжить новый специалист или сам руководитель.

Перечень положений учётной политики зависит от вида деятельности компании, выбранного налогового режима и того, упрощённый учёт применяется или полный. Но — в части бухгалтерского учёта — в учётной политике должны быть указаны:

• лицо, ответственное за ведение бухучёта;
• способ ведения учёта: упрощённый, сокращённый или простой, бумажный или электронный;
• рабочий план счетов;
• формы первичной документации и регистров;
• порядок учёта доходов и расходов;
• положение об основных средствах компании и порядок их оценки, инвентаризации и перерасчёта;
• порядок учёта и оценки товарно-материальных ценностей, товаров и готовой продукции;
• порядок внесения исправлений и критерии ошибок;
• перечень нормативных документов: применяемые положения бухгалтерского учёта (ПБУ), Налоговый кодекс, закон 402-ФЗ.

Шаблоны реестров и первичной документации, если они разработаны компанией самостоятельно и отличаются от унифицированных, оформляются в виде приложений к политике.

Для создания учётной политики, включающей бухгалтерский и налоговый разделы, можно использовать платные или бесплатные конструкторы, которые легко найти через интернет-поисковики. Как правило, такие сервисы умеют подстраиваться под применяемый налоговый режим и даже совмещение режимов. Главное, убедитесь в том, что используемый конструктор учитывает актуальные требования законодательства, а если есть возможность — обратитесь за разработкой документа к профессионалу.

Учётная политика едина для всех структурных подразделений бизнеса. По мере необходимости документ можно дополнять новыми положениями, а вот менять позволено всего 1 раз в год. И только в 3 случаях: если изменилось законодательство или условия хозяйствования (например, виды деятельности), а также если выбраны другие способы ведения бухучёта.

Бухгалтерский учет

Бухучет можно назвать финансовой картиной бизнеса. В нем должно быть отражено все, что делает компания, например за что получает деньги или на что их тратит.

Руководитель компании решает, кто ведет бухучет: он сам или нанятый бухгалтер. Также бухучет по заказу компании может вести специализированная фирма на аутсорсе.

Рассказываем, зачем компании бухучет и как его вести.

Зачем вести бухучет

Вести бухучет — обязанность компаний по закону. Если этого не делать, директора могут оштрафовать на сумму до 20 000 ₽ или дисквалифицировать на срок до двух лет. А саму компанию оштрафовать на сумму от 10 000 ₽. ИП вести учет не обязательно, но никто не запрещает.

Бухучет помогает отслеживать движение активов и обязательств. Например, без записи в нем компания не может ничего никому отгрузить.

По показателям бухучета можно быстро оценить состояние бизнеса, его финансовые результаты и жизнеспособность. Например, можно посмотреть на столбец пассивов в бухгалтерском балансе и оценить, сколько собственного капитала у компании, а сколько долгов.

У обеих компаний есть собственный капитал. Он складывается из уставного капитала и прибыли. У ООО «Ромашка» есть прибыль — 180 000 ₽, и, если сегодня нужно будет погасить все долги — кредит на 170 000 ₽, компания останется в плюсе.

У ООО «Лютик» все не так хорошо — у них уже есть убыток за прошлый период — 100 000 ₽. Если сегодня компании придется расплачиваться по долгам, то компания разорится.

Что отражают в бухучете

Основная задача бухгалтерского учета — показать всю деятельность бизнеса. Это могут быть:

1. Факты хозяйственной жизни, например сделки с контрагентами и покупателями.
2. Активы — имущество и имущественные права бизнеса, которые он может превратить в деньги. Сюда относятся товары, оборудование, деньги в кассе, долги поставщиков по выданным авансам и долги покупателей.
3. Обязательства — любые долги компании. Например, долг поставщику или полученный аванс от покупателя.
4. Обязательства, например кредит в банке или заем у учредителя.
5. Доходы — все, что заработали.
6. Расходы — все, что потратили для работы компании, например зарплата, аренда, закупка товаров и налоги.
7. Финансовый результат — прибыль или убыток компании после продажи товаров, работ или услуг за отчетный период. Например, потратили за квартал 2 млн рублей, а заработали 5 млн, прибыль — 3 млн рублей.
8. Иные объекты в случае, если это установлено федеральными стандартами.

На основе бухгалтерского учета составляют бухгалтерскую отчетность. Например, бухгалтерский баланс, отчет о финансовых результатах компании и приложения к ним.

Как вести бухгалтерский учет

Учет ведут только в рублях и по правилам, которые прописаны в нормативных документах: их нужно еще раз прописать в учетной политике компании. По закону бухучет некоторых операций можно вести разными способами, главное — зафиксировать выбранный в учетной политике. Если этого не сделать, может возникнуть путаница, появятся ошибки в бухгалтерии и вопросы от налоговой.

Важно, чтобы в учетной политике соблюдались основные принципы бухгалтерского учета: двойная запись и непрерывность.

Двойная запись. Это метод ведения бухгалтерского учета, в котором каждая операция отражается по двум бухгалтерским счетам, при этом всегда должно сохраняться равенство активов и пассивов. Дебет в одном бухгалтерском счете равен кредиту в другом.

Бухгалтерский счет — это не какой-то отдельный счет в банке, а способ группировки объектов учета. Например, доходов, расходов и источников финансирования. Он отражает текущее состояние счета и переводит все факты хозяйственной жизни бизнеса в деньги. То есть если у компании есть 50 стульев по 2000 ₽, они будут указаны в бухучете как актив «Стулья» размером 100 000 ₽.

У каждого счета для удобства записи есть свой номер, все они указаны в плане счетов. Например, счет 50 «Касса» — предназначен для обобщения информации о наличии и движении денег в кассах.

С помощью двойной записи бухгалтер, налоговая инспекция и все, кто связан с бухучетом, смогут увидеть, что происходит в компании: кому она заплатила, кто прислал деньги, кому она отгрузила товары и многое другое. Разберем на примере.

Компания закупила стулья на фабрике на 100 000 ₽. Эти деньги взяли в кредит в банке. Вот как может выглядеть запись этих операций в бухучете:

Операция	Дт	Кт	Сумма, ₽
Получен кредит	51	66	100 000
Приобретены стулья	41	60	100 000
Стулья оплачены	60	51	100 000

Человек, знакомый с бухучетом, видя такую запись, понимает, что расчетный счет пополнился на 100 000 ₽ за счет краткосрочного кредита. Затем компания получила стулья от поставщика на эту сумму и оплатила их.

Непрерывность. Принцип непрерывности означает, что записывать нужно все от даты регистрации бизнеса до ликвидации компании. Если какое-то время не вести бухучет, то потом восстановить его и продолжить будет очень сложно. Появятся расхождения активов и пассивов, и картина бухучета будет неполной — придется делать корректировки. А если в результате перерыва окажется, что компания занизила налоги, то ее могут оштрафовать.

Способы ведения бухучета

Существует два способа ведения бухгалтерского учета — обычный и упрощенный.

Обычный бухучет. Так должны вести бухучет все крупные и средние компании. Это самый сложный способ ведения бухгалтерии — скорее всего, понадобится бухгалтер или профильное образование.

При такой системе обязательно использовать двойную запись, применять все счета бухучета и соблюдать все положения по бухгалтерскому учету и федеральные стандарты бухучета.

Например, обязательно создавать резерв на оплату отпусков и выплату вознаграждений по итогам работы за год, признавать доходы и расходы по договору строительного подряда по мере готовности, раскрывать информацию о прекращаемой деятельности и много чего еще.

Отчетность при обычном бухучете тоже непростая. Например, нужно заполнять полные формы баланса и отчета о финансовых результатов, сдавать отчеты о движении денег и изменении капитала, готовить развернутые письменные пояснения к отчетности.

Упрощенный бухучет. Его могут вести только следующие организации:

• субъекты малого предпринимательства, если они не должны проходить обязательный аудит;
• некоммерческие организации;
• участники проекта инновационного центра «Сколково».

Чтобы вести бухучет упрощенным способом, нужно закрепить это в учетной политике. Тогда компания может отказаться от применения некоторых положений. Например, не представлять в составе бухотчетности информацию по сегментам, не переоценивать основные средства и нематериальные активы, исправлять любые ошибки в бухучете как несущественные.

Бухгалтерская отчетность при ведении упрощенного бухучета тоже может быть упрощенной. Например, можно использовать упрощенную форму бухгалтерского баланса, включать в отчетность только показатели по группам без детализации по статьям. При этом важно понимать, что упрощенные бухучет и бухгалтерская отчетность — это не то же самое, что УСН.

При любом способе ведения бухучета можно использовать специальные программы, например «1С: Бухгалтерия», или самому собрать таблицу в Excel. Выбранный способ нужно прописать в учетной политике. Важно предусмотреть возможность распечатать все данные, чтобы по потребности можно было предоставить документы бухучета в госорганы.