Кто проводит строительный контроль и какие работы он включает? Предупреждая риски
Необходимость строительного контроля возникает при возведении объектов любого типа. Благодаря ему заказчик может удостовериться, что все работы выполнены надлежащим образом и с соблюдением заявленных сроков, качество стройматериалов отвечает стандартам, а расходы соответствуют реальной смете. Данная статья поможет читателям узнать, что включает в себя контроль строительных объектов и какие организации его проводят.
Цели и задачи строительного контроля
Постановление Правительства РФ № 468 [1] и статья 53 Градостроительного кодекса РФ [2] обязывают осуществлять контроль качества строительных работ при возведении любых объектов.
Строительный контроль представляет собой комплекс проверок, назначение которых — подтвердить, что проводимые работы
- соответствуют требованиям нормативных документов — проекта, технических регламентов, правил безопасности (в том числе экологической);
- осуществляются с соблюдением сроков строительства и расходов, установленных сметой.
Наряду с определением «строительный контроль» встречаются синонимичные термины «строительный надзор», «технический надзор», «технический контроль». Однако между ними есть некоторые различия. Под техническим контролем обычно подразумевают проверку, которая проводится только заказчиком. Следовательно, это более узкое определение. Кроме того, можно встретить термин «авторский контроль», или «авторский надзор». Это вид оценки соответствия работ проектной документации. Авторский контроль обычно осуществляется разработчиком проекта, термин входит в понятие строительного контроля.
Порядок проверки, требования к оценочным мероприятиям регламентируются в том числе в СНиП 12-01-2004 [3] . В документе указано, какие этапы включает в себя контроль выполнения строительно-монтажных работ. Также СНиПом оговариваются организации и лица, обязанные либо уполномоченные проводить те или иные виды проверки.
Основные цели надзора за строительными работами:
- Обеспечение надлежащего качества строительных работ. К сожалению, компетентность и добросовестность исполнителя не всегда удается оценить заранее. Нередки случаи, когда подрядчик нарушает технологию, упрощает инженерные решения, установленные проектом, в результате чего неизбежно возникают проблемы при эксплуатации готового объекта.
- Гарантия использования предусмотренных проектом строительных материалов и конструкций. Недобросовестный исполнитель работ может в корыстных целях заменить материалы более дешевыми, менее качественными. Вследствие этого снижаются эксплуатационные свойства здания, нарушаются экологические нормы, не говоря о том, что обманутый застройщик теряет средства.
- Контроль бюджета, отсутствие неоправданных расходов в связи с некорректно составленной сметой подрядчика. Этот пункт особенно важен, если учесть, как часто встречаются в практике строительства случаи обмана заказчиков путем преднамеренного завышения цены материалов и преувеличения объемов работ.
Справедливо будет отметить, что не всегда нарушения являются следствием махинаций со стороны подрядчика: причинами ошибки могут стать некомпетентность, невнимательность составителя сметы.
Итак, строительно-технический контроль:
- Обеспечивает своевременную реализацию проекта. Благодаря строительному контролю удается избежать расходов, обусловленных нарушением сроков ввода здания в эксплуатацию.
- Дает подтверждение безопасности строительных работ и последующей эксплуатации объекта.
- Подтверждает соблюдение закона. Другими словами, заказчик услуг строительного контроля может быть уверен в отсутствии будущих проблем с Ростехнадзором и другими проверяющими организациями.
Требования к подрядчикам и специалистам стройнадзора
Поскольку порядок проведения строительного контроля определяется законодательством, специалисты и компании, осуществляющие технический надзор, подчиняются строгим требованиям.
Согласно Градостроительному кодексу [4] контроль строительных работ должен проводиться исполнителем или заказчиком. Роль первого обычно играет подрядчик, в качестве второго выступает застройщик (собственник) либо уполномоченная им организация. Юридическое лицо в профессиональной терминологии называется техническим заказчиком.
В свою очередь, и технический заказчик может перепоручать действия по строительному надзору сторонним профессионалам.
Главное требование к компании, предоставляющей услуги строительного контроля, — наличие разрешения на осуществление данных видов деятельности. Допуск должен быть выдан саморегулируемой организацией [5] .
Поскольку строительный контроль напрямую связан с безопасностью эксплуатации объектов, получить допуск СРО к этому виду деятельности может далеко не любая фирма. К юридическим лицам, заинтересованным в получении разрешения, предъявляются строгие требования.
Штат сотрудников такой фирмы должен включать в себя инженеров-проектировщиков, специалистов по электротехническим, сантехническим, вентиляционным системам, сметчиков, архитекторов, геодезистов и т.д.
Количество сотрудников организации должно быть не менее семи, если речь идет о юридическом лице — пять специалистов и два руководителя. Если на получение свидетельства СРО претендует индивидуальный предприниматель, требуется, чтобы штат организации включал в себя не меньше пяти сотрудников. Руководители компании должны иметь высшее профессиональное образование и как минимум семилетний стаж работы в области строительства [6] .
Чтобы получить допуск СРО, фирма предоставляет обширный пакет документов, в том числе подтверждающих, что в компании действует система проверки качества выполняемых работ.
Порядок проведения строительного контроля
Процесс технического надзора состоит из нескольких этапов в соответствии с порядком реализации проекта. Обратиться в компанию, занимающуюся оказанием услуг строительного контроля, можно в любой момент, но чем раньше заказчик приступит к проверке, тем меньше расходов он понесет в итоге. Нарушения, допущенные исполнителями на ранних этапах строительства и не выявленные вовремя, нередко влекут за собой серьезный финансовый ущерб.
Исходя из этого, рекомендуется приступать к контролю качества строительно-монтажных работ на стадии планирования, а заканчивать проверочные мероприятия после сдачи объекта в эксплуатацию.
При обращении клиента в компанию, предоставляющую услуги строительного надзора, после изучения всех нюансов предстоящего сотрудничества между сторонами заключается соглашение. В нем указывают права и обязанности заказчика и организации, осуществляющей контроль, оговаривают сроки выполнения работ.
Действия по контролю производятся экспертной группой или одним инженером — это зависит от масштабов строительства.
По условиям договора контролирующий специалист (или группа), как правило, принимает на себя следующие обязанности:
- проверять проектную документацию на предмет наличия всех требуемых документов и их соответствия нормативам;
- контролировать правильность составления сметы подрядчиком, в том числе корректное применение расценок;
- следить за соблюдением графика строительных работ;
- контролировать качество применяемых материалов, оценивать их соответствие проекту, проверять наличие сертификатов и другой документации;
- следить за тем, чтобы работы выполнялись согласно проектным решениям и действующим градостроительным нормативам;
- контролировать соблюдение правил хранения материалов;
- обеспечивать оперативное выявление и устранение нарушений;
- осуществлять приемку произведенных работ с подписанием надлежащих актов на отдельных стадиях строительства;
- обеспечивать соблюдение объемов строительно-монтажных работ, установленных проектом;
- следить за правильностью исполнительной документации и т.д.
В процессе осуществления строительного контроля ответственный специалист регулярно предоставляет заказчику отчеты о результатах проверки. Благодаря этому клиент получает возможность в режиме реального времени следить за ходом работ на объекте, не беспокоясь при этом о должном их исполнении.
Перечень работ по строительному контролю
Контроль строительно-монтажных работ ведется по нескольким направлениям. Перечислим основные мероприятия в рамках каждого из них.
Проверка проектной документации
Эксперты по строительному контролю проверяют:
- все ли необходимые документы предоставлены заказчиком;
- соответствуют ли осевые размеры здания, обозначенные в проекте, разбивочным геодезическим сетям;
- согласована ли проектная документация во всех государственных органах, утвержден ли проект должным образом;
- не нарушают ли границы строительной площадки, обозначенные на генеральном плане, существующих земельных сервитутов;
- содержится ли в документации по проекту список работ и материалов, от качества которых зависит безопасность строительства и эксплуатации объекта и т.д.
Если в предоставленной заказчиком документации обнаруживаются нарушения или недоработки, специалисты по контролю дают рекомендации по внесению необходимых исправлений.
Приемка геодезической сети, закрепленной на местности
Эксперты контролируют, насколько точно указанные в проекте координаты перенесены на местность, надежно ли зафиксированы геодезические знаки. По окончании проверки составляется и подписывается акт.
Контроль строительных материалов
Мероприятия в рамках данного направления включают:
- оценку соответствия поставленных стройматериалов, изделий, конструкций требованиям ГОСТов, ТУ и технических свидетельств, обозначенных в проекте;
- контроль наличия, комплектности и правильности оформления документов на эти материалы и изделия.
При необходимости могут быть проведены контрольные испытания. При этом таковые должна проводить аккредитованная лаборатория.
Результаты проверки оформляются в письменном виде.
Если в ходе проверки обнаруживаются материалы ненадлежащего качества, проблема решается одним из трех способов:
- производится замена некачественных материалов качественными;
- параметры материалов/изделий доводятся до требуемых;
- применяются материалы с выявленными несоответствиями, но только после согласования с заказчиком, проектировщиками и госорганами.
До тех пор, пока данный вопрос не будет решен тем или иным способом, строительные работы с использованием этих материалов не производятся.
Контроль качества работ в процессе их выполнения
Специалисты уполномоченной организации контролируют каждый этап строительных работ на предмет их соответствия действующим техническим, проектным и законодательным нормативам. Оценке подлежит качество выполнения работ и их результатов.
По итогам проверки составляется акт.
Контроль качества работ, результаты которых невозможно оценить после осуществления дальнейших операций
Типичная ситуация в строительстве — сокрытие результатов проведенных работ последующими операциями. Несвоевременное выявление нарушений может потребовать разбора конструкций или негативно повлиять на показатели безопасности возводимого объекта. Поэтому представители контролирующей организации в обязательном порядке осуществляют приемку скрываемых работ с составлением акта освидетельствования.
Строительный контроль позволяет не только соблюсти нормы законодательства, но и обеспечить спокойствие и финансовую безопасность заказчика. Регулярно проводить проверку выполняемых работ и их результатов гораздо выгоднее и эффективнее, чем исправлять несвоевременно выявленные нарушения. Поскольку заказчик далеко не всегда имеет нужную компетенцию, для осуществления строительного надзора часто прибегают к услугам сторонних экспертных организаций.
- 1 https://www.ohranatruda.ru/ot_biblio/normativ/data_normativ/58/58730/
- 2 http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_51040/5cbb8e792a7a0d3653cf7ccce0de76f92e1d08d8/
- 3 http://docs.cntd.ru/document/1200084098
- 4 http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_51040/5cbb8e792a7a0d3653cf7ccce0de76f92e1d08d8/
- 5 http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_51040/2ee4e043635efbdbfdd5ede9f1a28343d4284a25/
- 6 http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_72967/
Белоногова Нарцисса Николаевна Ответственный редактор
Если строительный контроль выполняется силами заказчика или застройщика, вступление последних в СРО, как и получение допуска на выполнение строительного контроля, не требуются.
Экспертиза квартиры перед покупкой: сколько она стоит и как ее провести?
Строительно-техническая экспертиза: назначение, порядок проведения и оформления заключения
Тепловизионное обследование: назначение и порядок проведения
© 2023 АО «Аргументы и Факты» Генеральный директор Руслан Новиков. Главный редактор еженедельника «Аргументы и Факты» Игорь Черняк. Директор по развитию цифрового направления и новым медиа АиФ.ru Денис Халаимов. Шеф-редактор сайта АиФ.ru Владимир Шушкин.
Понятие процедуры контроля: что относится к основным этапам
Контроль является завершающим циклом основных управленческих функций менеджмента. Он представляет собой процедуру количественной и качественной оценки и учета результатов деятельности организации как объекта, последующее информирование по поводу отклонения действительных показателей от заданных либо их соответствия, а также анализ полученных сведений.
На основе данных, полученных в процессе контроля, формируется очередной этап планирования. Контроль успешно применяется для обеспечения исправной работы предприятия в долгосрочной перспективе и для решения оперативных задач.
Контроль в менеджменте, в соответствии с индивидуальными характеристиками, делится на следующие типы:
Осторожно! Если преподаватель обнаружит плагиат в работе, не избежать крупных проблем (вплоть до отчисления). Если нет возможности написать самому, закажите тут.
- внутренний/внешний — по принадлежности субъекта к исследуемому бизнесу;
- выборочный/общий — согласно масштабам реализации;
- контрактный (договорной)/добровольный/уставной (законодательный) — по юридическим обязательствам;
- кадровый/финансовый/технологический/материальный/исполнительный/результативный — в соответствии с предметом контроля;
- оперативный/тактический/стратегический — согласно направленности действий;
- специальный/нерегулярный/регулярный/экстренный — в соответствии с повторяемостью;
- предварительный/текущий/заключительный — хронологически;
- организационный/групповой/персональный — согласно выбранному управленческому уровню;
- поэтапный/отслеживающий/результативный — по способу осуществления;
- скрытый, гласный — по характеру реализации.
Процедура контроля может осуществляться как лицами, имеющими прямое или косвенное отношение к объекту, так и посторонними (независимыми) специалистами. Во втором случае процесс носит характер проверки.
В качестве субъектов контроля могут выступать: поставленные цели и их качество; действия, направленные на выполнение задач; соответствие прогнозируемых и реальных процессов; исполнительность персонала; взаимодействие руководства и подчиненных и т. д.
Как и любая другая функция управления, контроль нуждается в оценке результативности (максимально точного достижения запланированных целей) и эффективности (минимальных затрат бюджета предприятия на осуществление процедуры).
Признаки эффективно организованной контрольной функции менеджмента:
- стратегическая направленность — внедрение и следование основным приоритетам организации;
- целеустремленность — направленность на итоговый сбор информации, выявление проблем и формирование стандартов для эффективного решения бизнес-задач;
- актуальность — постоянная оценка и анализ нужд предприятия на каждом конкретном этапе функционирования;
- доступность — соразмерность задач с потребностями и возможностями исполняющего их персонала, взаимосвязанного с органами контроля;
- адаптивность — гибкость и возможность приспосабливаться к внешним и внутренним изменениям;
- своевременность характеристик, оценок и расчетов;
- результативность — экономичность затрат на осуществление процедуры контроля;
- ответственность — осуществление контроля не только руководящим составом, но и каждым работником в отдельности.
Цели и задачи контроля
Контроль как этап управленческой деятельности преследует следующие цели:
- своевременное, всестороннее выявление недочетов, ошибок и нарушений в работе отдельных работников и целых подразделений;
- формирование способов и путей решения выявленных проблем и последующее инструктирование, обучение персонала;
- обобщение успешного опыта, структурирование его в систему и внедрение с целью совершенствования деятельности управленческого аппарата.
В соответствии с целями, которые необходимо достичь, контролирующее подразделение ставит перед собой следующие задачи:
- диагностика функционирования организации на всех уровнях;
- обратная связь с персоналом предприятия и его своевременное информирование о желательных результатах и путях их достижения, побуждение и мотивация;
- изучение, организация и внедрение новаторских идей и успешного передового опыта.
Функции контроля
Функции контроля направлены на своевременное предупреждение возникновения кризисных ситуаций в штатной работе организации, что достигается путем сбора, анализа, принятия и внедрения решений в действия каждого ее подразделения. Главными инструментами при этом являются: наблюдение, проверка, учет и анализ.
Основные функции контроля в управлении организацией следующие:
- проверочная — определение обоснованности (в том числе юридической) и целесообразности принятых решений, проверка их реализации с соблюдением технических, экологических, законодательных и прочих нормативов;
- информационная — выявление, сбор, генерация и обработка сведений, касающихся фактического состояния и функционирования организации в целом и каждого ее подразделения в частности;
- диагностическая — анализ и оценка реального положения дел внутри организации и на фоне конкурентов, выявление ключевых тенденций изменения состояния, возможных угроз и скрытых резервов;
- прогностическая — создание основы для предположений о потенциальном развитии организации и возможных отклонениях от исходных заданных показателей;
- коммуникативная — организация, совершенствование и поддержание обратной связи;
- ориентирующая — концентрация внимания управленческого аппарата на самых важных объектах;
- защитная — обеспечение сохранности наиболее важных для жизнедеятельности организации ресурсов;
- стимулирующая — поощрение либо наказание персонала согласно результатам проведенных мероприятий;
- корректирующая — на базе полученных результатов проверки преобразование состояния подразделений и поведения персонала до удовлетворяющего необходимым требованиям и характеристикам, либо обеспечение исправного функционирования в случае отклонения от начального курса без ущерба состоянию организации.
Основные этапы процедуры, список
Оперативный контроль в менеджменте представлен в трех формах, продиктованных последовательностью (этапом) исполнения.
Основные этапы управленческого контроля следующие:
- предварительный — проверяющий объем и качество ресурсной базы, поступающей в организацию, прежде чем она станет частью системы производства;
- текущий — предпринимаемый в ходе переработки ресурсов, принятых на предварительном этапе, в продукцию предприятия;
- заключительный — сконцентрированный на результате деятельности организации. Осуществляется по итогам завершенного производственного процесса.
Первые два этапа эффективны в значительной степени, так как способны влиять на качество и верный курс производственного процесса. Важность заключительного этапа состоит в сборе информации, благодаря которой осуществляется планирование дальнейшей деятельности и формируется база поощрения сотрудников.
Классические этапы контроля
Процедура контроля осуществляется поэтапно, с соблюдением очередности ступеней реализации. Основные этапы процесса контроля:
- 1-й этап — стандартизация, выработка эталона. На данном этапе осуществляется установка норм, требований, оптимальных показателей, с которыми будут сравниваться реальные результаты, достигнутые каждым подразделением в частности и организацией в целом;
- 2-й этап — подготовка к реализации и конкретизация предмета контроля, сбор сведений, сортировка. Кроме того, в этот период возможно формирование временной группы подготовленных сотрудников, которые выполняют дифференцированные задачи. После ознакомления с материалом уточняются нормативы, и формируется план действий;
- 3-й этап — измерение реальных результатов. Данная ступень крайне трудоемкая и часто вызывает затруднения. Она требует использования как качественных, так и количественных методов оценки, потому что некоторые виды деятельности невозможно подвергнуть фактическому изменению. Необходимо не только максимально точно подобрать единицы измерения, их частоту и скорость, но и определиться с масштабами контроля;
- 4-й этап — сравнение полученных фактических результатов с установленными ранее стандартами с целью выявления отклонений. В итоге отмечается превышение, снижение или соответствие принятым в начале нормам. На данном этапе важным является определение допустимых отклонений, оказание помощи в устранении недостатков, формирование предложений для подготовки заключения;
- 5-й этап — заключительный — подведение итогов, оценка и коррекция.
Затраты на осуществление контроля ни в коем случае не должны превышать его выгоду для предприятия, так как в этом случае незначительные отклонения перерастут в глобальные проблемы еще до обнаружения их контролирующими органами.
Не следует забывать об основной цели проведения процедуры контроля — увеличение эффективности работы, рентабельности и прибыли предприятия.
Заключительный этап в контроле, чем так важен
Заключительная стадия в процессе контроля основана на сведениях, полученных на предыдущих этапах. Она включает систематизированное подведение итогов, их оценку и формулирование корректирующих мероприятий. Причем после определения результатов возможна следующая схема развития:
- в случае соответствия стандартам или допустимом отклонении от них — поддержание ранее принятого направления и формы деятельности предприятия;
- в случае существенных отклонений от норм:
- исправление фактических результатов, реализация корректирующего планирования;
- изменение слишком заниженных либо завышенных стандартов.
Основная цель заключительного этапа контроля — предотвращение ошибочных действий и решений в будущей работе предприятия. Его эффективность напрямую зависит от достоверности собранных и проанализированных сведений. По итогам процедуры контроля возможна не только корректировка внутренних механизмов фирмы, но и пересмотр контрактов и соглашений с партнерами в случае несоответствия изменениям.
При реализации контроля как одного из важнейших инструментов менеджмента следует принимать во внимание человеческий фактор, то есть учитывать возможность негативного влияния процедуры на персонал. Необходимо разъяснить необходимость ее проведения, а также мотивировать сотрудников предприятия на содействие и предоставление максимально точных и правдивых сведений.
2. Этапы процесса контроля. Виды контроля
Независимо от типов и количества контрольных систем, необходимых организации, существует четыре основных этапа любого процесса контроля.
Первый этапв контрольном процессе – установление стандартов.
Стандарт – это эталон, норма, требование, контрольная цифра, с которыми сравниваются результаты деятельности людей и организации в целом. Они должны разрабатываться на основе целей и задач организации. В более широком понимании стандарты отражают организационную стратегию.
Второй этапв процессе контроля – измерение фактических результатов деятельности контролируемого объекта. На этом этапе необходимо определить качественные и количественные методы измерения. Данная проблема является сложной, так как результаты некоторых видов деятельности, например управленческой, не поддаются непосредственному измерению.
Третий этап– сравнение фактических результатов и стандартов, разработанных на первом этапе.
Достигнутые результаты могут превышать, быть ниже или соответствовать разработанным стандартам.
Прежде чем предпринимать корректирующие действия, необходимо решить, какое расхождение со стандартами допустимо, а какое требует устранения.
Заключительный этапв контролирующем процессе – оценка результатов и осуществление корректирующих действий. На этом этапе руководствуются сравнением, сделанным на предыдущем этапе. После оценки возможны три варианта действий.
1.Поддержание существующего положения, когда достигнутые показатели соответствуют стандартам или отклонение от них допустимо.
2.Исправление отклонения фактических результатов от стандарта.
3.Изменение стандартов, которые могут быть либо слишком высокими, либо слишком низкими.
Контроль— процесс обеспечения достижения организацией своих целей; постоянное сравнение того, что есть, с тем, что должно быть.
Виды контроля:
а) по времени проведения:
— предварительный — текущий — заключительный
б) по объекту контроля:
— финансовый — качества продукции — административный — сохранности товарно-материальных ценностей и т.д.
в) по способу проведения:
— следящий — «да/нет» — по результатам
Формы оперативного контроля
Формами оперативного контроля являются предварительный, текущий и заключительный контроль.
Предварительныйконтроль отслеживает качество и количество ресурсов на входе в организацию, перед тем как они станут частью производственной системы.
Текущийконтроль осуществляется в течение процесса преобразования ресурсов, которые организация имеет на входе, в продукты, которые она имеет на выходе.
Заключительныйконтроль сфокусирован на выходах организации, здесь проверяются результаты деятельности организации после завершения производственного процесса. Заключительный контроль в основном не столь эффективен, как первые две формы контроля, так как осуществляется после того, как получен конечный результат. Однако он обеспечивает менеджеров важной информацией для будущего планирования и создает базу для вознаграждения работников.
Формы организационного контроля
Формы организационного контроля – бюрократический и клановый (децентрализованный). Большинство организаций сочетает характеристики обеих форм контроля.
Бюрократическийконтроль (контроль организационного руководства) характеризуется формальными, жесткими, механическими структурными элементами. К ним относятся предписываемые правила, иерархия власти, письменная документация, инструкции, системы премирования и другие формальные механизмы воздействия на поведение работников организации и оценки достигнутых результатов.
Клановыйконтроль (контроль человеческих ресурсов) основан на неформальных, органических структурных элементах. Это социальные ценности, традиции, нормы и доверие, способствующие формированию приверженности организационным целям. Сотрудники пользуются доверием менеджеров, которые уверены, что члены организации осознанно желают выполнять возложенные на них обязанности.
Предполагается, что для выполнения рабочих заданий достаточно минимальных указаний и стандартов, а сотрудники могут участвовать в установлении нормативных показателей и проектировании системы контроля.
Рекомендации по проведению эффективного контроля:
1.Необходимы осмысленные требования, воспринимаемые сотрудниками
2.Следует устанавливать обратную связь с сотрудниками, работа которых контролируется
Процесс контроля
Этот этап процедуры контроля предусматривает определение:
— масштаба допустимых отклонений.
Стандарты — это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Эти цели явным образом вырастают из процесса планирования. Все стандарты, используемые для контроля, должны быть выбраны из многочисленных целей и стратегий организации.
Примером цели, которую можно использовать в качестве стандартов контроля может быть получение прибыли в размере 1 млн. долл. в следующем году.
Показатели результативности – это совокупность конкретных критериев (в данном случае — прибыль 1 млн. долл. и период времени один год), анализ значений которых позволяет оценить степень выполнения работы.
Относительно легко установить показатели результативности для таких величин как прибыль, объем продаж, стоимость материалов потому, что они поддаются количественному измерению.
Однако, некоторые важные цели и задачи организаций выразить в числах невозможно. Например, очень трудно выразить в числовых показателях повышение морального уровня, рассматриваемое в качестве цели, приписав тому или иному уровню морали численное значение или выразить его через эквивалентную сумму долларов.
Но организации, работающие эффективно, стремятся обойти трудности, связанные с выражением целей в количественном виде, и им это удается.
Например, информацию о духовном уровне и состоянии работников можно получить посредством различного рода обследований и опросов.
Или, например, малое количество увольнений может использоваться как показатель результативности при выработке стандартов в области удовлетворенности работой.
За исключением ряда специальных случаев, организациям редко бывает необходимо ни на йоту не отклоняться от поставленной цели. На самом деле, одна из характерных черт хорошего стандарта системы контроля состоит в том, что в нем содержатся реалистичные допуски.
Масштаб допустимых отклонений – диапазон, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных не должно вызывать тревоги.
Для того чтобы быть эффективным, контроль должен быть экономным. Преимущества системы контроля должны перевешивать затраты на ее функционирование. Затраты на систему контроля состоят из затрат времени, расходуемого менеджерами и другими работниками на сбор, передачу и анализ информации, а также из затрат на все виды оборудования, используемого для осуществления контроля, и затрат на хранение, передачу и поиск информации, связанной с вопросами контроля.
Основная проблема состоит в том, чтобы определить по-настоящему важные отклонения. Перевод их непосредственно в денежный эквивалент, хотя и достаточно очевиден, но не всегда оправдан.
Например, для «Дженерал Моторс» ничего не значит, если объем недельных продаж окажется на 1 млн. долл. ниже запроектированной суммы. Но если «Дженерал Моторс» не удастся проконтролировать качество 50-центовой детали, она вынуждена будет в последствие забрать на доработку сотни тысяч уже проданных автомашин.
Измерение достигнутых результатов и их сопоставление с установленными стандартами
Деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, включает:
— измерение результатов и сравнение отклонений от плановых показателей с их допустимыми значениями;
— передачу и распространение информации;
Измерение результатов
Важной задачей является обеспечение согласованности скорости, частоты и точности измерений с деятельностью, подлежащей контролю. В коммерческой деятельности цель проведения измерений состоит в увеличении прибыли, а не в том, чтобы точно установить, что же происходит на самом деле.
Пример. Большинство организаций не слишком часто проводят инвентаризацию материальных запасов. Если изготовитель будет каждый день пересчитывать запасы материалов, он будет точно знать, например, сколько он теряет из-за воровства. Но фирма в этом случае ничего другого не сможет предпринимать, потому что все свое время будет занята подсчетами. Поэтому большинство фирм-изготовителей проводят крупные инвентаризации, примерно, раз в шесть месяцев. По опыту они знают, что за этот период потери от воровства будут в пределах допустимых отклонений.
Банки, напротив, подсчитывают свою выручку каждый день, поскольку деньги — это необычайно привлекательный предмет для кражи. Однако тщательные аудиторские проверки всех своих бухгалтерских записей они осуществляют достаточно редко.
Передача и распространение информации. Для того чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо обязательно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Желательно также быть полностью уверенным, что установленные стандарты хорошо поняты сотрудниками. Это означает, что должна быть обеспечена эффективная связь между теми, кто устанавливает стандарты и теми, кто должен их выполнять.
Основные трудности, возникающие на пути сбора и распространения контрольной информации, связаны с различными коммуникационными проблемами. В то время как часть данных собирается и обрабатывается ЭВМ, большая часть информации должна быть обработана человеком. Присутствие человека в этой цепочке сопряжено с возможным искажением информации, на основе которой должны приниматься решения в области контроля.
За последние годы достигнуты очень большие успехи по распространению информации, имеющей исключительно количественный характер. Сейчас менеджер имеет возможность получить важную информацию в синтезированном виде с уже проведенными необходимыми сопоставлениями почти в момент поступления исходных данных.
В системе внутреннего контроля немаловажную роль играет и учетно-управленческая информационная система, наличие брэнда типа SAP или Oracle — это позитивный сигнал и для инвесторов, и для аудиторов.
Оценка информации о результатах. Цель этой оценки состоит в том, чтобы принять решение — необходимо ли действовать, и если да, то как.
Действия
На этом этапе процесса контроля менеджер должен выбрать одну из трех линий поведения:
— ничего не предпринимать (если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются);
— устранить отклонение (проводимая корректировка должна концентрироваться на устранении настоящей причины отклонения). Например, президент одной промышленной наукоемкой фирмы на протяжении четырех лет заменил или уволил трех руководителей инженерно-технической службы. Каждый раз он поступал так потому, что процесс разработки новой продукции фирмой шел плохо. Он никогда не принимал в расчет возможность того, что эта проблема порождается другими факторами, некоторые из которых не зависят от действий руководителя инженерно-технической службы. Последующий анализ ситуации, проведенный администрацией корпорации, которая приобрела эту фирму, привел именно к такому заключению. По ее мнению, возникновение проблем было обусловлено сочетанием различных факторов и, в том числе, существованием несоответствующих делу неформальных норм, отсутствием определенных типов формальной координации и специфическим отношением ко всему этому президента фирмы. Эти выводы подтвердились тем, что все три бывших директора сделали успешную карьеру в качестве руководителей инженерно-технических отделений в других промышленных фирмах, действующих в области высокой технологии.
— пересмотреть стандарт (иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы — это лишь прогнозы будущего. При пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты).
Например, если почти все коммивояжеры превышают свои квоты на 50%, то, видимо, это — слишком низкая квота, и она не может служить стандартом приемлемой результативности.