Тайм менеджмент что это такое

Вступительное слово — что такое системы тайм-менеджмента (управления временем) и зачем они нужны

Впереди зачетные и экзаменационные сессии, а это самое время научиться грамотно распределять время и перестать ужасаться и готовить себе “Я ничего не успею”.

Я покажу вам самые популярные системы управления временем, расскажу, какие они бывают, как их использовать при подготовке к экзаменам и в личной жизни.

Ведь скоро еще и новый год, и почти каждый сядет писать список дел на год. Те инструменты и знания, с которыми я вас сегодня познакомят помогут вам довести начатое до конца и стать лучше.

Относительно жизни студента, система управления временем (тайм-менеджмента) — это подход к личному планированию, который поможет эффективно и без напряжения добиваться поставленных целей.

Существует большое количество таких систем и сегодня я сделаю акцент на некоторых из них: пирамида Б. Франклина, матрица Эйзенхауэра и GTD Дэвида Аллена.

Системы тайм-менеджмента можно разделить на два вида: “изнутри наружу” (вы начинаете с глобальных планов и формируете относительного этого ежедневные дела) и “снаружи внутрь” (вы заканчиваете глобальными планами)

Обзор популярных систем

Пирамида Бенджамина Франклина

Пирамида, которую придумал и использовал один из отцов-основателей США. Вообще он использовал огромное количество полезных практик, если интересно, советую ознакомиться с его автобиографией.

Пирамида — это система “изнутри наружу” и представляет она собой 6 ступеней.

В основе пирамида лежат жизненные ценности — ваши основные жизненные принципы и правила: любознательность, искренность, честность, справедливость, трудолюбие и так далее.

Над жизненными ценностями располагается глобальная цель — результат ваших ценностей. Что будет являться символом того, что ты стал тем, кем хотел? Если вы журналист и ваши жизненные ценности — профессионализм, трудолюбие и признание сообществом — то наверное, глобальная цель для вас — это ТЭФИ или Пулитцеровская премия

Чтобы добиться глобальной цели необходимо составить генеральный план. Необходимо составить пошаговую инструкцию, которая приведет вас к желаемому результату. Если цель — это выиграть ТЭФИ. То вероятно сначала нужно получить образование журналиста, потом попасть на стажировку на какой-то телеканал, затем стать автором передачи и так далее.

Далее необходимо составить долгосрочный план — план на ближайшие 3–5 лет. Это те шаги, которые будут приближать вас к глобальной цели. Журналист, который хочет выиграть ТЭФИ, должен в долгосрочный план внести получение образования.

Затем составляется среднесрочный план — план на 1–12 месяцев. Он уже более конкретный, вы уже поступили в университет, значит в этом плане должны быть пункты связанные с успешной сдачей зачетом и экзаменов и работа на стажировках.

Затем составляется план на день или неделю. Выписываются задания, которые нужно выполнить, чтобы среднесрочный план оказался успешным.

Матрица Эйзенхауэра

Основоположником этой системы является 34-й президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр.

Этот инструмент можно использовать для составления планов и неважно, сформировали вы задачи с помощью пирамиды Франклина или просто пытаетесь разобрать ворох накопившихся дел.

Вам необходимо выписать все задания, которые у вас накопились соизмеримо выбранному плану (день, неделя, месяц, год) и распределить их по матрице.

Она выглядит просто

Ячейка «A» — Срочно / важно

Это дела, которые необходимо сделать как можно скорее и результат который важен. Это подготовка к экзамену, который будет завтра, это оплата обучения, поход к врачу, все задачи, у которых есть дедлайн и выполнение которых вам действительно важно.

Ячейка «B» — Не срочно / Важно

Это задачи, выполнение которых не требует срочности, но которые важны. Здесь может быть всё: изучение важных тем, иностранных языков, освоение новых навыков и так далее. Чтение книг, которые давно хотели прочитать. Это и планирование, анализ, постановка целей и все задачи, связанные с вашей персональной эффективности и выполнение которых качественно отразится на вашей жизни.

Ячейка «C» — Срочно / Не важно

Дела, которые не важны, но которые надо сделать. Поход на встречу, которую вам навязали, день рождения не очень близких друзей и так далее. Так же это задания, которые не помогают вам добиваться целей, но выполнить которые необходимо — поломки бытовой техники, экстренные ситуации, восстановление социальной карты, и так далее. Надо стараться избегать таких заданий, а если избежать не получиться, стоит попробовать делегировать, вдруг кому-то это важно.

Ячейка «D» — Не срочно / Не важно

Дела — которые просто напросто съедают время. Бессмысленные посиделки, просмотр видео в интернете, мемасики и прочие вещи, которые не приносят никакой пользы. Избегайте таких задач или делегируйте.

В идеале 60–80% всех задач должны быть в ячейке B, потому что именно этим дела формируют ваше будущее и помогают развиваться.

GTD Дэвида Аллена

Этот метод придумал бизнес-тренер Дэвид Аллен и на сегодняшний день это одна из самых популярных методик управления временем. Она является системой “снаружи внутрь” — то есть выполняя ежедневные задачи, вы анализируете и выстраиваете долгосрочные планы.

Getting Things Done (GTD) — очень большая система, которая использует много технических возможностей, но суть проста. Дэвид Аллен уверен, что планирование работы должно занимать не больше времени, чем сама работа, поэтому он пытался выбрать наиболее оптимальный подход. Если хотите ознакомиться с данной техникой подробнее — прочитайте книгу “Как привести дела в порядок”.

Д. Аллен предлагает придерживаться трех принципов.

Регулировать рабочий процесс необходимо через 5 этапов: сбор, обработка, организация, обзор, действия.

Рассматривать перспективы через 6 уровней: текущие дела, текущие проекты, круг обязанностей, ближайшие годы (1–2), пятилетняя перспектива, жизнь.

Планировать естественным методом — определение цели и принципов, визуализация результатов, мозговой штурм, организация, выбор следующего действия.

GTD — предлагает окончательный набор инструкций, который поможет разгрести дела. Но эта система требовательна и надо постоянно держать личную систему в актуальном состоянии. Существует мнение, что она не очень подходит людям творческих профессий, но это вопрос подхода.

Общие рекомендации

Выписывайте из головы все задачи, которые есть. В блокнот, ежедневник, приложение на телефоне не важно. Главное не держите ничего в голове, выпишите на бумагу и забудьте, освободите голову для более важного.

Составляя список дел на день, формулируйте задачи максимально конкретно и просто, не “подготовиться к экзамену”, а “составить 15 флеш-карточек с терминами из вопросов 1–10. Выучить термины. Составить полные конспекты ответов вопросы 1–10” и так далее. Чем более размытую задачу вы ставите себе на день, тем страшнее к ней подступиться и более вероятнее то, что вы начнете прокрастинировать и откладывать до последнего момента.

Если задачу можно сделать за 3 минуты — не записывайте в список дел, а просто сделайте. Даже если таких задач 10, просто возьмите и сделайте.

Не ставьте на день больше 9–12 задач, это научно доказанное оптимальное количество.

Помните, что сила воли — это “сосуд”, который расходуется в течение дня. Поэтому самые важные дела делайте в первой половине дня, а на вечер оставляйте те дела, которые можно сегодня и не делать.

Высыпайтесь и правильно питайтесь — это важно, иначе откуда брать силу и энергию на покорение вершин и достижения целей.

Системы управления временем — не панацея, а инструмент для достижения правильно поставленных целей.

Не следуйте слепо инструкциям и включайте голову, комбинируйте те или иные элементы из разных систем — и найдите тот золотой инструмент, который поможет без стресса и напряжения достигать то, что захотите.

Пользуйтесь календарем в телефоне, ноутбуке — синхронизируйте их.

Установите на телефон, ноутбук менеджером задач — Wunderlist, Todoist, To-Do — их множество. Выбери тот, который внешне вам больше понравится.

Постоянно держите приложения, блокнот под рукой, чтобы записать новую задачу. Начинайте день просмотром списка дел, и спрашивайте себя перед сном: “Всё ли я успел, что хотел? Если нет, то почему? И как мне всё успеть завтра?”

Во время подготовки к экзаменам можно использовать Evernote, One Note — они позволяют создать списки, заметки, прикреплять документы, групповое редактирование — таким образом всё, что нужно для экзамена может храниться в одном месте. Удобно же.

Я в вас верю, всё получится.

Список литературы (почитайте, когда подготовитесь к экзаменам и будет свободное время на не срочное/важное)

1. Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок»
2. Б. Франклин «Автобиография»
3. С. Кови «7 навыков высокоэффективных людей»
4. Б. Моран, М. Леннингтон «12 недель в году»

Если вам понравилось / не понравилось. У вас есть конструктивные замечания и предложения, с радостью вас выслушаю. Спасибо

Тайм-менеджмент: 15 техник, которые помогут управлять своим временем

Что такое тайм-менеджмент? Как объясняет автор книги «Результативный тайм-менеджмент» Брайан Трейси, это искусство управления временем и жизнью, которое позволяет повысить эффективность действий.

Записывая задачи на день, вы создаете для себя план действий и можете не тратить время на планирование в течение дня. Вы точно знаете, что нужно выполнить сегодня, и стремитесь охватить весь список. Суперзвезда тенниса Серена Уильямс и актриса Эллен Дедженерес ежедневно составляют список дел и уверены, что это помогает организовать мысли, обеспечивает структуру дня и гарантирует, что ничто важное не будет забыто.

Ноутбук, календарь, ежедневник лежат друг на друге: Freepik

Ставьте задачи по приоритетности

Расположите пункты в списках по важности и срочности, чтобы знать, за какие из них вы должны взяться в первую очередь. Вверху списка должны быть самые важные задачи. За их выполнение принимаются первым делом, а значит они точно будут выполнены. Если вы чего-то и не успеете, это будет наименее важное дело и минимальный ущерб.

Группируйте похожие задачи

Если у вас есть несколько задач, и некоторые из них подобны (телефонные звонки, написание сообщений в блоге, встречи с коллегами), гораздо эффективнее сгруппировать их и посвятить определенное время исключительно им. Группировка задач повышает производительность и продуктивность. Причина этого проста — разные задачи требуют разного мышления.

Откажитесь от многозадачности

Неэффективно работать над несколькими задачами одновременно. Помните это и избегайте совмещения разных дел в одно время. Принимайтесь за новое действие только после того, как закончили с предыдущим. Если вам кажется, что многозадачность повысит скорость работы, то вы заблуждаетесь. Многозадачность противоположна эффективности.

Девушка сидит за столом и записывает что-то в ежедневник: Freepik

Научитесь делегировать

Делегирование — одно из самых сложных дел, но если знаете, как это делать, можно творить чудеса, пишет Сандип Кашьяп . Если вы менеджер проекта или работаете на руководящей должности, вам следует передать членам команды часть работы, чтобы сосредоточиться на более приоритетных вещах.

Даже если вы не менеджер, можете делегировать определенные рабочие задачи другим. Вы можете принимать помощь от коллег и друзей и просить их об услуге. Учтите, большие компании процветают благодаря командной работе.

Определите ошибки

Проанализируйте свой день и определите, когда использовали время неэффективно. Обратите внимание на те задачи, решение которых отнимает время, но ничего не привносит в общую картину, не приближает к цели. Попробуйте поменять действия местами, перенести с одного дня на другой. Все, что не способствует продуктивности, находится не на своем месте.

Не отвлекайтесь

Зачастую очень много времени уходит на «почитать новость», «выпить кофе», «заглянуть в 'Фейсбук'». Эти факторы отбирают время, отвлекают от плана и понижают продуктивность. Выделите промежуток времени на развлечения и делайте это в перерыв. Заблокируйте социальные сети на время работы, выключите звук в телефоне, если не ждете звонка, не включайте музыку, если она мешает работать.

Придерживайтесь распорядка дня

Значение имеет не только список рабочих задач, но и весь распорядок дня. Если встаете, ложитесь, едите в одно и то же время, ваш организм работает как часы. Тогда вы знаете часы активности и сосредоточенности, а также часы, когда не стоит касаться серьезных задач. Используйте свою энергию правильно, тогда сможете охватить больше задач. Если с утра удастся выполнить пару задач, то и день будет успешным.

Мужчина сидит за столом с ноутбуком, смартфоном, кофе: Freepik

Минимизируйте стресс

Стресс негативно влияет на весь организм, а прежде всего на мозг. Как пишет преподаватель психологии Кендра Черри , стресс убивает клетки мозга и меняет его структуру, усиливает психические заболевания и ухудшает память. Все это ведет к тому, что вы не можете эффективно работать. Поэтому так важно минимизировать стресс и защитить мозг от влияния нервных потрясений.

Ставьте дедлайны

Дедлайны ставят не только работодатели, но и каждый сам для себя. Дайте себе время на выполнение задания и строго следите за тем, чтобы уложиться в этот срок. Не халтурьте и не обманывайте самого себя, иначе просто проиграете. Вы ответственны за свой успех, а не обстоятельства или коллектив. Дедлайн — эффективный способ выполнять работу вовремя.

Используйте правило 20 минут

Разделение времени на 20-минутные блоки — один из важнейших навыков управления временем. Приготовьтесь к выполнению важной задачи и поставьте будильник на 20 минут. Сосредоточьтесь на задании и старайтесь делать все возможное, пока не прозвучит будильник. Теперь решите, собираетесь ли отложить задачу или завершить ее. Повторяйте, пока не выполните задание.

Не берите новые задачи

Если план забит до отказа, не берите новых задач и не старайтесь найти для них место. Выполните хотя бы часть запланированного, а когда в ежедневнике освободится место, впишите туда новую задачу. Невыполненные задания давят, отвлекают и удручают, а главное — снижают продуктивность. Если берете непосильное количество задач, то наверняка будете переживать по этому поводу, а стресс — ваш враг.

Не берите работу домой

Выделите часы для работы и отдыха и никогда их не смешивайте. Если не успели выполнить запланированное на рабочий день, впишите эту задачу в план на другой день. Не берите работу домой и не старайтесь сделать ее вечером перед сном. Это испортит и отдых, и результат работы. Не занимайтесь работой в ущерб себе, своим близким. Четкие границы всегда на вашей стороне.

Мужчина, женщина, ребенок сидят на полу между коробок: Freepik

Делайте перерывы

Это может показаться странным, но перерывы необходимы для лучшего управления временем. Регулярные перерывы повышают производительность, умственное благополучие, принятие решений и память. Пропуск перерывов может привести к более быстрому выгоранию и большему стрессу. Поэтому паузы должны быть частью вашего плана.

Так делают Крис Прэтт («Стражи Галактики») и литератор, телеведущая Арианна Хаффингтон , устраивая через каждые 20 рабочих минут пятиминутные перерывы. Это помогает им максимизировать свою продуктивность, оставляя себе время для отдыха и пополнения сил.

Научитесь отказывать

Зачем нужен тайм-менеджмент? Тайм-менеджмент необходим, чтобы достигать своих целей, успевать больше за меньшее время, быть продуктивным. Вы никогда не научитесь управлять временем на работе, если не научитесь говорить нет. Только вы знаете, на что у вас есть время, поэтому если нужно отклонить запрос, чтобы сосредоточиться на более важных делах, сделайте это без колебаний. Если вы беретесь за проект, который никуда не ведет, не бойтесь его отпустить.

Если хотите научиться эффективно распоряжаться своим временем и больше успевать, используйте техники тайм-менеджмента. Составляйте план на день, делите задачи по группам и приоритетности, разделяйте время для работы и для отдыха. Ставьте себе дедлайны, придерживайтесь распорядка дня и избегайте стресса.

Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают. Не стоит забывать и про знаменитое «правило Парето», согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата и наоборот.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях, не отклоняться от курса и в конечном итоге не стать «сбитым летчиком» на рынке труда.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать. Наравне со Scrum, канбан является одним из ключевых методов системы управления Agile, которую также надо внедрять с умом, чтобы не добиться противоположного результата.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

• Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
• Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
• Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

• Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
• Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
• Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит аккуратно и обоснованно делегировать своим сотрудникам или коллегам, чтобы освободить свое время для важных и срочных дел.
• Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

• «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
• «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
• «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
• «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше. Вы также можете ознакомиться с советами Германа Грефа, Павла Дурова и других бизнес-лидеров о том, как и когда лучше работать и отдыхать.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

Тайм-менеджмент – что это такое простыми словами

У человека не 10 рук. Чтобы успевать все делать вовремя, нужно овладеть искусством управления временем, которое еще называют тайм-менеджментом. Только этот термин окутан столькими мифами и предрассудками, что со счету сбиться можно. А ведь все зависит от того, как этим инструментом воспользоваться…

Внесу в эту смуту ясность – расскажу о тайм-менеджменте, разрушу распространенные мифы и перечислю популярные техники.

Определение тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – это техника организации осознанного контроля и распределения времени. С ее помощью можно вовремя достичь поставленных целей и задач, повысить эффективность и результативность.

Термин «time-management» с английского переводится как «управление временем». Изначально он использовался в бизнесе, а позже перекочевал и в повседневную жизнь.

Для чего он нужен?

Чтобы организовать свое время! Тайм-менеджмент нужен, чтобы из потока навалившихся дел выделить самые важные и выполнять только их.

Вспомните, когда вы в последний раз не успевали сделать все намеченное. Или всплывала мысль, что в сутках, к сожалению, лишь 24 часа, а не 30. Если вам это знакомо, то вам определенно следует заняться тайм-менеджментом.

Главные принципы тайм-менеджмента

Чтобы процесс организации времени шел как по маслу, необходимо придерживаться нескольких важных принципов.

• Постановка целей. Четко сформулировать цель и результат — пройти половину пути.
• Расстановка приоритетов. Надо понимать, какие дела быстрее приближают вас к намеченной цели.
• Планирование. Следует составлять план на день и четко следовать ему.
• Анализ собственного опыта. План составляется исходя из того, как вы действуете в определенных ситуациях.
• Отдых. Силы необходимо восполнять, поэтому отдых обязательно должен быть включен в план действий.
• Мотивация. Как правило, это результат поставленной цели. Но можно давать себе небольшие вознаграждения при выполнении скучных или трудных задач. Есть также метод наказания – если дело не выполнено, вы лишаете себя какой-то приятной вещи.
• Использование сервисов-помощников. Это могут быть различные сайты, приложения на компьютер или смартфон.
• Чередование разных видов деятельности. В таком темпе исключается монотонность – работать будет не так уж скучно и изнурительно.

Мифы о тайм-менеджменте

До сих пор находятся люди, которые с пренебрежением или даже опаской относятся к организации собственного времени. А все потому, что в обществе все еще распространено множество мифов. Давайте рассмотрим их и попробуем опровергнуть.

№1. Управлять временем невозможно

Не спорю, время движется стабильно, помешать его движению человек не может. Но в тайм-менеджменте уместнее управление собой, собственными решениями и действиями.

№2. Это не работает!

Такое часто говорят те, кто опробовал лишь одну технику и разочаровался в тайм-менеджменте как таковом. Так бывает, если люди неправильно себя мотивируют, ставят недостаточно четкие или важные цели.

№3. Придется больше и усерднее работать

Суть этой техники не в том, чтобы делать больше дел, а в том, чтобы выделять самые важные и выполнять только их. Плюс надо не отвлекаться и следить за своими привычками, дабы не свести все старания к нулю.

№4. Это скучно, в тайм-менеджменте нет места спонтанности и творчеству

Этот миф зародился после того, как на первых обучающих тренингах призывали планировать каждую минуту. Приоритет отдается сосредоточению на одном деле и освобождению от отвлекающих факторов.

№5. Это западное изобретение, и для России оно не подходит

Кто сказал, что в России не существовало тайм-менеджмента? Просто никто не додумался обозначить это явление.

№6. Такая организация нужна только тем, кто постоянно опаздывает

Эта техника не про время, а про достижение намеченных целей. А ведь любой человек, независимо от степени пунктуальности (или ее отсутствия), всегда ставит перед собой какие-либо цели.

№7. Бесполезно бороться с прокрастинацией

Да, некоторые люди более организованы и замотивированы, но есть и те, кому сложно дается вышеперечисленное. Но прокрастинация – это психологическое явление, с которым можно и порой нужно бороться.

Обратная сторона – это люди, которые слишком усердно используют тайм-менеджмент или выворачивают его принципы наизнанку.

№8. Нельзя стать успешным без управления временем

Успех зависит от того, какие решения в определенный момент вы принимаете. Будучи гуру организованности, если ставить в приоритет дела, которые не приносят ничего стоящего, мало чего можно добиться.

№9. Существуют универсальные техники, которые подходят абсолютно всем

Все люди разные. Не придумали еще технику, которая охватила бы весь мир и помогла всем стать организованными. Методик много, с ними нужно экспериментировать.

№10. Тайм-менеджмент экономит время

Это не волшебная таблетка, а лишь инструмент. Да, вы сделаете дела вовремя, но только благодаря сосредоточенности и отсутствию отвлекающих факторов. Времени в ваши сутки данная техника никак не прибавит.

Техники тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент включает в себя множество различных инструментов и практик, позволяющих правильно организовывать время и повышать личную эффективность. Ниже я перечислю самые популярные техники.

Правило 10 минут

Если у вас есть задача, которую не хочется выполнять, просто скажите себе, что будете заниматься ей только 10 минут. После этого сразу же приступайте. Очень вероятно, что за это время вы втянетесь и с легкостью продолжите.

Эта система позволяет сортировать входящие задачи на 4 категории. Данная техника подходит, если на вас наваливается много задач, а вы не понимаете, что с ними делать. Какими могут быть категории:

1 – Do (сделать). Сюда относятся суперважные задания, которые надо завершить в первую очередь, отложить или передать их коллеге нельзя.

2 – Delegate (делегировать). Это означает передачу задачи кому-либо – коллеге, помощнику или секретарю. Актуально, если выполнить задачу самостоятельно не получается.

3 – Delete (удалить). Сюда вносим входящие задачи, не имеющие важности и актуальности.

4 – это Delay (отложить). Здесь будут задачи, не требующие срочного выполнения. Только при откладывании следует задавать четкую дату для возвращения к делу.

Для долгосрочного планирования данная система не годится.

90 на 30

Суть этого инструмента – полтора часа заниматься делом, а затем полчаса отдыхать. Циклы повторяются. Сначала разгребайте приоритетные дела, затем приступайте к менее важным задачам. Техника подойдет тем, кто мыслит временными интервалами и отводит работе четко определенные промежутки.

Если понимаете, что сил работать полтора часа без перерыва нет, используйте другой вариант метода «90 на 30» – «52 на 17». В нем рабочий цикл занимает 52 минуты, а отдыху отводится 17 минут.

Fresh or Fried

Этот инструмент управления временем подойдет тем, кто очень любит откладывать дела в долгий ящик и многое в итоге не успевает. Суть его – выполнить задачи с самого утра, после пробуждения. В это время мозг еще свеж и не успел нагрузиться. Вечером предыдущего дня необходимо составить список дел на утро.

Аббревиатура GTD с английского расшифровывается как «Getting Things Done». Эта система ориентирована на последовательное завершение дел до самого конца. Она включает не только элементы тайм-менеджмента, но и работы с информацией. Подходит не всем, плюс требует этот метод большой дисциплины и систематизации. Вся поступающая информация должна записываться.

Как это работает – все входящие задачи вы записываете в одноименную папку, в Inbox. Периодически эту информацию необходимо сортировать и распределять по различным категориям. Содержание категорий можно определять самим. Следующий уровень – присвоение каждому пункту, то бишь задаче, определенного статуса. Распределение идет по способу, схожему с системой 4D. Когда сортировка завершится, нужно приступить к выполнению. При выполнении придерживаетесь следующих правил:

• В заданный промежуток выполнять только одно дело, никакой многозадачности.
• Записывать всю поступающую информацию, стараться не держать ничего в голове.
• Составлять конкретный план действий, а не абстрактный список дел.
• Информацию следует хранить максимально простым способом, чтобы в дальнейшем вам было проще найти ее.
• Любое препятствие надо воспринимать не как проблему, а как задачу, которая требует решения.

POMODORO

Название произошло от кухонного таймера, сделанного в виде помидора. С его помощью создатель техники Франческо Чирилло, готовился к экзаменам. Метод подойдет практически любому человеку, особенно для выполнения долгой и монотонной работы.

Как это работает – ставите таймер на 25 минут и выполняете в заданный промежуток определенную задачу. При этом ни в коем случае не отвлекаетесь ни на что, даже на коллег. После этого идет 5-минутный перерыв, и можно начинать новый цикл. Через каждые 4 цикла необходимо делать большой перерыв длительностью 30 минут, дабы не допустить переутомления.

Система крайне популярна, в соответствии с ней создано огромное количество приложений для смартфонов и компьютеров.

Zero Inbox

Этот инструмент подразумевает полное очищение папки «Входящие». И это не только почта, но и любая другая рабочая информация и поступающие задачи. Раз в день требуется садиться и сортировать содержимое папки, ничего при этом не пропуская. Что-то будет выполнено, что-то отложено, передано, удалено и так далее. Способ подойдет тем, кто ведет активную переписку на работе и ощущает, что в ящике скопилось слишком много информации.

ZTD – это упрощенная версия GTD, расшифровывается как «Zen to Done». Организация рабочего процесса в системе строится на таких действиях:

• Сортировка данных в разделе «Входящие».
• Быстрая обработка поступающих сообщений.
• Организация заметок по категориям в зависимости от их содержимого.
• Предварительное ежедневное планирование.
• Концентрация на одной задаче.
• Создание простых, коротких и понятных списков дел.
• Ежедневное соблюдение режима.

Автофокус

Действовать в системе «Автофокус» надо так:

1. Записываете все, что намечается.
2. Неспешно читаете все пункты, пока взгляд не зацепится за один из них.
3. Если почувствовали, что хотите заниматься этим делом, немедленно приступайте к нему.
4. Закончили – вычеркивайте пункт из списка и идете дальше по той же схеме.

Это прекрасный вариант для творческих людей, которые не желают следовать четко намеченному плану. Для случаев, когда есть строгие внешние обязательства и заданные сроки, эта методика не подойдет.

Временные блоки

Метод учитывает время, которое отводится на выполнение дела, и подходящий для этого момент. Вы заранее выделяете временной интервал на выполнение каждого дела и не занимаетесь в это время ничем другим. Похоже на распорядок дня, но тут приоритетна концентрация на задаче. Система временных блоков подойдет дисциплинированным людям, которые умеют грамотно планировать время и придерживаться установленного графика.

Закон Паркинсона

Суть закона в том, что одно задание выполняется за строго отведенное время. Даже если это можно сделать быстрее, все равно выкладываться необходимо в точно установленные сроки.

Канбан

Схема «Канбан» работает так: нужно начертить таблицу, состоящую из трех столбцов, и вписать в нее все задачи. Первый столбец – это то, что необходимо сделать. Второй – то, что выполняется в данный момент. А в третьем содержится все, что завершено. В соответствии со статусом выполнения задания постепенно переносятся из одного столбца в другой.

Самый главный плюс «Канбана» — это наглядность. Можно использовать маркерную доску и добавлять какие-то мелкие заметки в виде стикеров. Или нарисовать другие столбцы – они могут обозначать разные этапы завершения одного проекта или цикла.

Система годится для использования как в личных, так и корпоративных целях. Ее, кстати, можно совмещать с другими техниками тайм-менеджмента.

«Канбан» часто внедряют в различных компаниях. Хороший инструмент, работающий по данной технике – Trello. В Комьюнити уже рассказывали о том, как им пользоваться.

Лягушки или слоны

Их называют по-разному, но все подразумевают под «лягушками» и «слонами» важные, большие и не самые приятные дела. Если говорить о «лягушках», то этот термин впервые упомянул эксперт в психологии успеха Брайан Трейси. Он рекомендует с утра приступать сразу именно к таким делам, называя это «поеданием лягушки».

Матрица Эйзенхауэра

Все дела по этой технике нужно распределять по 4 группам в соответствии с их важностью и срочностью. На изображении выше показано, как это работает. Данная матрица только помогает отсортировать входящие по указанному методу, но никак не организует рабочий процесс – для этого лучше использовать другие техники.

Правило Парето

Правило гласит – 20% всех поступающих задач приносят 80% результата, а оставшиеся 80% приносят только 20% результата. Главное – понять, какие дела входят в эти 20%, и сфокусироваться именно на них.

Принцип девяти дел

Эту методику еще называют «1–3–5». Суть в том, что за день необходимо выполнить 1 большую, 3 средних и 5 небольших задач. При таком сочетании день будет максимально продуктивен, а к концу дня вы не будете чувствовать сильной усталости. Кроме того, в конце рабочего дня очень легко подводить итоги по этому принципу. Метод универсален, он подойдет для тех, кто ориентируется не на время, а на приоритет заданий и качество их выполнения.

Принцип трех дел

Принцип трех дел подразумевает ежедневное выполнение трех самых важных задач. Сначала сосредотачивайтесь именно на них, не отвлекайтесь на рутину. Актуально для тех, кто погряз в рутине и не успевает из-за нее уделять внимание главному.

Система Тима Ферриса

Принцип основан на двух других техниках – на правиле Парето и законе Паркинсона. Вы делаете 80% дел за 20% рабочего времени, при этом выполняете их в строго отведенный промежуток. Система Тима Ферриса подойдет людям с гибким рабочим графиком, которые планируют рабочий день на свое усмотрение. Наемным работникам со стандартным графиком внедрить ее будет несколько труднее, но попробовать можно.

Хронометраж

Эта система подойдет тем, кто не успевает ничего сделать за день и осознает это только под вечер. «Хронометраж» включает два этапа.

На первом вы определяете, на что именно тратится время. Для этого вы записываете каждые 1-2 часа то, что делаете и сколько времени это занимает. В список можно не включать все, что занимает 2-3 минуты. Предпринимать активных действий и что-то менять не нужно. Процесс может длиться несколько недель, пока у вас не сложится полноценная картина ситуации.

На втором этапе вы должны отмечать, насколько эффективно тратится какой-то отрезок времени. Потом, исходя из этих оценок, можно увеличивать или уменьшать промежутки, сокращать пустые временные траты.

Полезная литература

Напоследок хочу порекомендовать несколько книг, которые помогут в лучшем освоении тайм-менеджмента:

1. Брайан Трейси «Тайм-менеджмент»,
2. Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»,
3. Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок»,
4. Тимоти Феррис «Как работать 4 часа в неделю»,
5. Штаффан Нётеберг «Тайм-менеджмент по помидору»,
6. Крис Бейли «Мой продуктивный год»,
7. Марк Форстер «Сделай это завтра».

На этом я закругляюсь. Читайте книги, применяйте техники и внедряйте в свою жизнь тайм-менеджмент – это может быть очень полезно 😉