Как получить и подписать электронные документы
Если контрагент отправил Вам электронные документы (например, акты, накладные или счета-фактуры), то они поступят в Ваш личный кабинет на портале СБиС-Онлайн. Чтобы получить и подписать документы:
1. Перейдите в «СБиС онлайн», нажав соответствующий значок в системе СБиС:Электронная отчетность.
2. В интернет-браузере откроется страница Вашего личного кабинета на сайте online.sbis.ru
3. Если при переходе в личный кабинет появляется сообщение «Установите Нотификатор СБиС», скачайте и запустите указанный файл.
4. После перехода в личный кабинет зайдите в раздел «Документы», далее в подраздел «Входящие».
5. Кликните по нужному пакету документов
6. Нажмите «Подписать извещение о получении»
7. Просмотрите полученные документы. Если замечаний к документам нет, нажмите «Утвердить». Ваш контрагент автоматически получит уведомление.
Поздравляем, электронный документ подписан обеими сторонами!
Если по документу есть замечания, нажмите «Отклонить» и укажите причину.
8. Чтобы сохранить электронный документ на компьютер для архивного хранения, нажмите «Выгрузить». Выгруженный файл является подлинником электронного документа.
9. Вы можете сделать бумажную копию электронного документа со штампиком о прохождении документа и подписью сторон. Для этого нажмите «Распечатать».
Если у Вас что-то не получилось, пожалуйста, позвоните по телефону технической поддержки (495) 956-08-80 (с 09.30 до 18.30 по московскому времени)
или (495) 988-37-95 (круглосуточно).
Как подписать документ электронной подписью
Поможем с выпуском ЭЦП для любых задач на защищенных носителях рутокен.
Вопрос актуальный для тех, кто только начинает использовать электронный документооборот и ЭЦП у себя в организации. Рассказываем подробно, какие особенности подписи электронных документов существуют, что нужно иметь для юридически значимого электронного документооборота и как подписывать документы квалифицированной электронной подписью.
На старте бизнеса или на стадии внедрения ЭДО в организации потребуется: система электронного документооборота, сертификат электронной подписи на защищенном носителе , специальная программа криптозащиты.
СБИС Электронный документооборот
Удобная и практичная система электронного документооборота для бизнеса любой отрасли и любого размера.
Гибкая система тарификации, документооборот со всеми государственными системами , простая сверка за пару кликов
- Подписание и отправка электронных документов за пару кликов
- Техническая поддержка 24/7
Чтобы подписать электронный документ подписью потребуется:
- Финальная версия документа. Документ может быть создан в разном формате. Важно то, что после подписания в него уже не требуется вносить какие-либо правки.
- Средства электронной подписи. Для работы с сертификатами ЭЦП на компьютер пользователя должен быть установлен пакет программ, позволяющий подписывать документы ЭЦП. Вы можете самостоятельно настроить рабочее место под работу с электронными документами и подписями, а можете обратиться к нашим специалистам, которые настроят ваши рабочие места в кратчайшие сроки.
- Действующая электронная подпись на защищенном носителе. Для подписи электронных документов и придания им юридически значимого статуса подходит сертификат квалифицированной электронной подписи. Это единственный вид, который согласно российскому законодательству придает документу юридическую значимость.
Как подписать документ формата Word и Excel электронной подписью
Форматы Word и Excel чаще всего используются для подачи документов в высшие учебные заведения, для заключения хозяйственных договоров, для подачи исков в суд и пр. Стандартный пакет программ Microsoft Office не позволяет использовать ЭЦП для создания юридически значимого электронного документа. Поэтому в таких случаях используется специальный программный модуль — КриптоПро Office Signature.
Подписать с помощью этого программного модуля документ просто:
- Выберете в главном меню пункт «Сервис», зайдите в «Параметры».
- Далее вам необходимо выбрать подпункт «Безопасность» и выбрать «Цифровые подписи».
- В выпадающем окне вам потребуется выбрать необходимый сертификат электронной подписи, которая установлена на компьютере.
- Далее вы нажимаете «Подписать» и вводите пароль ключевого контейнера.
Обратите внимание, что если создать подпись в одной версии программы Word или Excel, а проверять ее в другой, то результат проверки может быть некорректным.
Как подписать документ в формате PDF электронной подписью
Для подписания электронной подписью документов в программах Adobe Reader, Adobe Acrobat или Adobe LiveCycle ES существует специальный модуль КриптоПро PDF.
Для работы с электронной подписью потребуется установка и настройка КриптоПро PDF под Adobe Reader или Adobe Acrobat.
Чтобы поставить электронную подпись в документе формата PDF зайдите в меню «Работа с сертификатом» и далее перейдите во вкладку «Подписание». Далее вам потребуется выбрать нужный сертификат подписи и место в документе, где ставить подпись. По завершению подписания квалифицированной ЭЦП документ будет иметь статус юридически значимого.
Подписать документ электронной подписью в СБИС
Документы, отправляемые вашим контрагентам в СБИС, автоматически будут подписываться электронной подписью. Сторонние файлы также можно подписать:
-
В разделе «Документы» в вкладке «Мой диск» выберите вкладку «Подписать». Вы можете выбрать как квалифицированный сертификат электронной подписи, так и простой ЭП.
СБИС Электронный документооборот автоматизирует обмен документами в вашей организации и упросит подписание их электронной подписью. А наши специалисты подберут для вас выгодные тарифы, помогут с установкой и настройкой ЭДО, ответят на все возникающие технические вопросы.
Как подписать электронный документ в СБИС
СБИС — это система бизнес-информации, которая позволяет вести учет, обмениваться документами и взаимодействовать с контрагентами и государственными органами в электронном виде. Одна из важных функций СБИС — это возможность подписывать электронные документы с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП). Это необходимо для того, чтобы документы имели юридическую силу и были признаваемы в суде. В этой статье мы расскажем, как подписать электронный документ в СБИС, какие виды подписей существуют, как получить КЭП и как ее использовать.
Как подписать электронный документ в СБИС?
Для того чтобы подписать электронный документ в СБИС, необходимо выполнить следующие шаги:
- Откройте документ, который хотите подписать, в своем личном кабинете в СБИС. Вы можете создать новый документ или выбрать уже существующий из списка.
- Проверьте правильность заполнения всех полей документа и при необходимости внесите исправления или добавьте приложения.
- Нажмите кнопку «Подписать» в правом нижнем углу документа. Вам будет предложено выбрать способ подписи: с помощью КЭП или с помощью ПЭП (если вы работаете с контрагентами, которые не имеют КЭП). Выберите способ подписи с помощью КЭП.
Что такое электронная подпись?
Электронная подпись — это набор символов, который прикрепляется к электронному документу и подтверждает его подлинность, целостность и авторство.
Электронная подпись может быть разных видов:
- Простая электронная подпись (ПЭП) — это любой способ идентификации пользователя, например, логин и пароль, СМС-код, биометрические данные и т.д. ПЭП не имеет юридической силы и может быть легко подделана.
- Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — это способ идентификации пользователя с помощью специального программного обеспечения или устройства, которое генерирует уникальный код для каждого документа. НЭП имеет ограниченную юридическую силу и может быть признана в суде только при наличии дополнительных доказательств.
- Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — это способ идентификации пользователя с помощью сертификата, который выдается аккредитованным удостоверяющим центром (УЦ). КЭП имеет полную юридическую силу и равна по статусу рукописной подписи.
Для того чтобы подписывать электронные документы в СБИС, необходимо иметь КЭП. КЭП можно получить у любого УЦ, который имеет аккредитацию Федеральной службы по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК).
Как получить КЭП?
Для получения КЭП необходимо выполнить следующие шаги:
- Выберите УЦ, у которого хотите получить КЭП. У каждого УЦ могут быть разные условия выдачи сертификата, сроки действия, стоимость и способы оплаты.
- Зарегистрируйтесь на сайте выбранного УЦ и заполните анкету с персональными данными. Вам потребуется указать свои паспортные данные, ИНН, СНИЛС, адрес электронной почты и номер телефона.
- Подтвердите свою личность. Для этого вам необходимо предоставить копии документов, подтверждающих вашу личность, например, паспорт, водительское удостоверение, свидетельство о регистрации по месту жительства и т.д. Способы подтверждения личности могут быть разными в зависимости от УЦ. Например, вы можете отправить сканы документов по электронной почте, загрузить их на сайте УЦ или предъявить их лично в офисе УЦ.
- Получите сертификат КЭП. Сертификат КЭП — это файл, который содержит вашу уникальную информацию и ключи для подписи документов. Вы можете получить сертификат КЭП разными способами в зависимости от УЦ. Например, вы можете скачать его с сайта УЦ, получить его по электронной почте или на флеш-накопителе.
- Активируйте сертификат КЭП в СБИС. Для этого вам необходимо зайти в свой личный кабинет в СБИС, перейти в раздел «Настройки», в подраздел «Электронная подпись» и выбрать опцию «Добавить сертификат». Затем укажите путь к файлу сертификата или вставьте флеш-накопитель с сертификатом и нажмите кнопку «Добавить». После этого вы сможете использовать свой сертификат КЭП для подписи документов в СБИС.
Подписывать электронные документы в СБИС — это просто и удобно. Для этого вам нужно иметь КЭП, которую вы можете получить у любого аккредитованного УЦ. КЭП имеет полную юридическую силу и равна по статусу рукописной подписи. С помощью КЭП вы можете подписывать любые документы в СБИС, обмениваться ими с контрагентами и государственными органами, а также хранить их в электронном виде. Это позволяет вам экономить время, деньги и бумагу, а также повышать эффективность и безопасность вашего бизнеса.
Как можно подписать электронный документ в СБИС – инструкция
СБИС – это предпринимательская среда, крупнейший аккредитованный ФНС оператор фискальных данных в России. Программная среда содержит бухгалтерские, предпринимательские и другие инструменты, однако для полноценного пользования ими необходимо уметь ставить электронную подпись, что взывает у пользователей резонный вопрос – как подписать электронный документ любого типа в СБиС?
Что такое электронная подпись СБиС
Программа является средой, помогающей не только упростить процессы коммуникации между государством и его институтами и бизнесом, но также и упростить бизнес-процессы в рамках одного предприятия. Она нацелена на работу онлайн, для чего необходимо получение электронных подписей.
Электронной подписью (ИП) называют цифровой вариант подписи предпринимателя или его представителя. Это последовательность символов, которая удостоверяет правомочность применения той или иной деловой бумаги. В личном кабинете могут быть добавлены три вида ЭП.
- Внутренняя ЭП. Автоматически дается пользователю при регистрации. Ею можно отметить внутренние инструкции и распоряжения в рамках компании.
- Неквалифицированная ЭП. Выдается центрами аккредитации. Спектр применения шире – может применяться в системах документооборота, объединяющих ряд компаний и государственных органов.
- ЭП для внешней отчетности. Выдается в ФНС. Применяется при подаче отчетов в Пенсионный фонд и ФНС, в другие государственные инстанции.
Как в СБиС найти отчет
Найти текст в системе можно в разделе «Документы» через поисковую строку. Нужно только ввести первые три цифры одного из идентификационных параметров. Например, названия, имени сотрудника.
Отчет также можно найти чрез общий поиск. В этом случае, нужно начать набирать его название либо код (например, «НДС»). Система выдаст подходящие варианты. Нужно выбрать из них нужный.
Как через СбиС подписать документ
Сделать это можно по следующему алгоритму.
- Зайти в раздел «Документы/Мой диск».
- Нажать на значок вертикальных трех точек, потом – на значок горизонтальных трех точек.
- Нажать во всплывшем окне на «Подписать».
- Подтвердить действие.
Если пользователь ранее не регистрировал ЭП, то бумага будет подписана внутренней подписью, которая выдается всем автоматически при регистрации в системе. Подписать один текст могут два и более сотрудника.
Как подписать документ в СбиС (онлайн)
Если речь идет о подписании текста, присланного по интернету в системе «СБиС онлайн», то алгоритм будет следующим.